Faze projekta definiraju različite faze potrebne za njegovu realizaciju i konfiguriraju njegov životni ciklus.
Stoga su ovo samo jedan put. Dakle, svaki projekt ima tri ključna trenutka: rađa se, raste i završava. Stoga je prikladno znati faze koje se događaju u svakoj od njih i kako ih provesti. To nisu rigidna pravila, već preporuke temeljene na prethodnim istraživanjima, analizama i iskustvu.
Pet faza projekta
Vidjet ćemo koje su pet uobičajenih faza u životnom ciklusu projekta, a to su: početak, planiranje, izvršenje, kontrola i zatvaranje.
Početak
Svi su počeci teški i u ovom slučaju nije ništa drugačije. Moramo znati što želimo, kako ćemo to dobiti i što imamo. Ali sve iz pregleda, jer će se detalji izvršiti u planiranju.
Projekt obično polazi od ideje ili stanja uma i zato ga je važno vizualizirati. U ovoj je fazi prikladno zapisivati sve što vam padne na pamet, a možemo koristiti bilježnicu, pa čak i mobitel. Moramo znati što želimo postići kako bismo to kasnije mogli planirati i izvršiti.
Planiranje
Sada je vrijeme da sve detaljno isplanirate i to realno. Ova je faza presudna, pa zahtijeva našu punu pažnju. U njemu moramo uzeti u obzir što ćemo trebati, kako ćemo to dobiti, na koga ćemo računati ili što ćemo učiniti u slučaju nepredviđenih okolnosti.
Planovi se s vremenom mijenjaju, ali ako ih imate, pomaže vam da ostanete na putu. Stoga se ova faza mora detaljno razraditi. Model sličan modelu strateškog ili poslovnog plana može biti od velike pomoći.
Ovrha
Vrijeme je da se bacite na posao. Projekt bi trebao započeti s radom i svi planirani procesi bit će uspostavljeni. U ovoj je fazi prikladno voditi jasno računovodstvo svih njih kako bi se kasnije mogla provesti odgovarajuća kontrola.
U ovom trenutku morate biti strpljivi i ići korak po korak. Trčanje nije dobra ideja kad su projekti u pitanju. Tek kad se riješi jedan dio, započet ćemo sljedeći. Na taj ćemo način umanjiti moguće probleme rješavajući ih jedan po jedan.
Kontrola faza projekta
Sada morate nastaviti. Na taj način provjeravamo gdje smo pogriješili i koja su odstupanja od plana. Tek tada možemo predložiti odgovarajuće korektivne mjere. Još jednom, imati će sve dokumentirano od velike pomoći.
U ovoj se fazi uspostavljaju poboljšanja, ali i mogući neuspjesi u nepredviđenim situacijama. Kada planiramo, odlučujemo što ćemo učiniti u izvanrednim slučajevima i sada moramo procijeniti njegovu učinkovitost. Nakon što ispravimo pogreške, one se neće ponoviti u budućnosti.
Kraj je stigao
Svemu dođe kraj, pa tako i projektima. U slučaju roba ili usluga one imaju životni ciklus: rađaju se, rastu i na kraju nestaju. Naravno, kad započnemo posao, radimo ga razmišljajući dugoročno, ali moramo biti jasni što učiniti u slučaju njegovog prekida. Isto se događa s bilo kojom vrstom projekta.
Ovdje će se, ako je potrebno, uspostaviti uvjeti zatvaranja. Nakon što je projekt završen, morate znati što i kako raditi. Ova je faza u fazama projekta jednako važna kao i ostale, jer se na njoj obično pojavljuju sukobi interesa. Stoga zahtijeva našu punu pažnju i ne bismo trebali prepustiti ništa slučaju.
Primjer faza projekta
Zamislimo, konačno, da želimo stvoriti neprofitnu udrugu posvećenu promicanju ekonomske kulture u našoj zemlji. Upoznajemo se sa suradnicima i oblikujemo ideju. Koraci koje treba slijediti mogu se sažeti na sljedećoj slici:
Postupak je jednostavan, iako ovisno o projektu može biti složen. Prvo ideja, povezivanje, drugo izvršenje, morate je stvoriti, pokrenuti, vidjeti tko će surađivati itd. Zatim morate pratiti kako biste pronašli odstupanja ili pogreške. Konačno, posljednja faza projekta je završetak koji mora biti jasan i sažet.