Praćenje projekta odnosi se na izvođenje niza akcija s ciljem provjere ispravnog razvoja njegovog izvođenja.
Stoga praćenje projekta, a nakon što je planirano, započinje s provedbom projekta.
Faza praćenja sastoji se od provjere izvršavaju li se različite faze projekta, na vrijeme i čine li svaku od njih. Da bi se to učinilo, koristi se niz parametara i varijabli koji nam omogućuju da otkrijemo postoje li odstupanja od početnog plana ili ne.
Važnost praćenja projekata
Ova je faza ključna za utvrđivanje potrebnih mjera za rješavanje problema uočenih u izvršenju. Ne možemo nešto pokrenuti ako prethodno nismo imali putokaz, kao i postupak za provjeru ispravnosti projekta. Iz tog razloga mora se uspostaviti jasno, sažeto i detaljno praćenje, sa svim potrebnim za donošenje odluka.
Uz to, kao što ćemo vidjeti u sljedećem odjeljku, bitno je jasno utvrditi kako će se provoditi ovo praćenje. Važno je da svi znaju što se od njih očekuje i kakva bi trebala biti njihova akcija u slučaju moguće nepredviđene situacije.
Faze praćenja projekata
Pogledajmo sada detaljno koje bi mogle biti najvažnije faze u praćenju projekta, kao i njegovi glavni zahtjevi.
- Mjera: Prvo, morate izmjeriti. Mjerenje je neophodno kada želimo nešto kontrolirati. Moramo znati dokle možemo ići ili koje će biti granice za razmatranje uspjeha ili neuspjeha. Stoga je potrebno podići parametre i varijable, kao i postupke koji se koriste za njihovu analizu.
- Sastanak i analiza: Dalje, morate upoznati i analizirati odstupanja. Sastanci bi trebali biti jezgroviti, točni i izravni. O tome morate razgovarati s pokazateljima u ruci i s kopijom za svakog polaznika. Sa sastanka se mora jasno utvrditi u čemu je problem, kao i njegovi uzroci i posljedice.
- Potražite rješenja: U sljedećem koraku morate odlučiti kojim putem ići da biste riješili ta odstupanja. Za ovu fazu najbolje je da svi rade u svom području i sa svojom grupom ili pojedinačno. Na sljedećem će se sastanku razmotriti ta rješenja kako bi se odabrala najprikladnija.
- Ponovno izmjerite: Napokon, morate ponovno izmjeriti. Nakon što se izvrše ispravci, analiza se mora ponovno upotrijebiti kako bi se vidjelo jesu li uspjele. Ako smo uspjeli, projekt se nastavlja; u suprotnom, bit će potrebno početi ispočetka.
Primjer praćenja projekta
Dalje, vidjet ćemo primjer za završetak.
Zamislimo tvrtku koja proizvodi cipele. Ova tvrtka proizvodi cipele i distribuira ih u različitim trgovinama s više robnih marki.
Pogledajmo kakav bi bio postupak.
Na ovoj ilustraciji možemo vidjeti kako bi se provodilo praćenje projekta. Prvo, uspostavljanje parametara i mjernih varijabli. Na primjer, broj proizvedenih cipela ili broj prodanih cipela. Zatim morate provjeriti koja vrsta cipela najbolje djeluje. S druge strane, morate uzeti u obzir nove trendove koji izazivaju interes kupca. Napokon, morate ponovno provjeriti i po potrebi poduzeti korektivne mjere.
