Planiranje projekta sastoji se od sustavnog procesa organizacije različitih zadataka koje treba izvršiti, kao i potrebnih resursa za njihovo izvršavanje.
Stoga se planiranje projekta sastoji od provođenja akcijskog plana za sve faze projekta. U tom smislu govorimo o sustavnoj organizaciji jer ona zahtijeva niz koraka. Osim toga, morate znati što imate, ili što možete imati, da biste postigli ciljeve.
Zašto je planiranje projekata važno?
Kad se pojavi nešto što ne očekujemo, improvizacija može biti opcija. Međutim, nije dobra ideja to raditi prilikom upravljanja projektom. Iako je istina da postoje procesi koji se mogu činiti jednostavnima, većina njih uključuje veliku složenost. Stoga njihovo planiranje postaje osnovna aktivnost.
Stoga nam mora biti jasno što želimo i kako to želimo postići, tako da ako pogriješimo možemo poduzeti korektivne mjere. Dobar plan je presudan kada želimo razviti ideju, novi oblik proizvodnje, tehnološki napredak ili bilo koji drugi projekt.
Kako provesti planiranje projekata
Dalje ćemo vidjeti korake koje moramo slijediti da bismo pravilno planirali projekt. Zauzvrat, moramo znati da su to važne jer nam omogućuju strukturiranje aktivnosti i vremena koje posvećujemo svakoj od njih. Na isti način, ne smijemo izgubiti iz vida činjenicu da je plan, pak, jedna od faza u realizaciji projekta.
- Prva i najvažnija stvar je znati točno što želimo: Morate definirati opseg projekta. Da bismo to učinili, moramo znati sve detalje onoga što želimo postići.
- S druge strane, kao nadopuna prethodnom koraku, potrebno je analizirati izvedivost: Dobra ideja je beskorisna ako nije održiva. To znači da projekt mora biti izveden u prikladnim uvjetima.
- Uz to, važno je znati koliki će nam biti proračun i koje ćemo resurse (uključujući ljudske) imati: Ova je faza projekta ona koja vam omogućuje pronalazak investitora, partnera, suradnika, pa čak i zaposlenika.
- S druge strane, potrebno je razraditi različite radne procese: Ovaj treći korak odnosi se na predlaganje načina pokretanja projekta. Morate definirati koji će zadaci ili aktivnosti biti i kako će se provoditi. Što više detalja uključimo, to bolje.
- Procjena rezultata: Sada je potrebno opisati kako će se rezultati projekta pregledavati i ocjenjivati. Potrebno je znati pokazatelje, parametre ili varijable koje treba mjeriti. Ovaj je korak važan za podizanje mogućih ispravki i planova za nepredviđene slučajeve.
Sve ove faze završit će pripremom izvješća koje će biti projektni plan. Ovaj priručnik omogućit će svima da znaju put, kako će se preći i kakav će biti njihov doprinos.
Primjer planiranja projekta
Zamislimo da želimo provesti projekt koji se sastoji od stvaranja tvornice čipsa. Potvrdili smo da tržište traži one koje smo jeli dok smo bili djeca na sajmovima našeg grada. Pa, morate se baciti na posao i dobro isplanirati korake koje ćete slijediti.
Vidimo da ono što radimo slijedi faze za provođenje planiranja projekta. Prvo definiramo što želimo, tvornicu krumpira. Kasnije analiziramo je li održiv, provodimo tržišnu studiju i potvrđujemo da je to traženi proizvod. Treće, proračun, moramo znati što nam je potrebno za njihovu proizvodnju i kako ćemo ga financirati. Tada stvaramo radne procese i kako ih procijeniti u budućnosti.