Upravljanje projektom postupak je koji osigurava da se projekt razvija od početka do kraja sa svim dodijeljenim resursima i u zakazano vrijeme.
Upravljanje projektima disciplina je koja se uči uglavnom iz iskustva. Suprotno onome što se događa s poslovnim upravljanjem općenito, ne postoji toliko povezana bibliografija.
A to je da projekti mogu imati različite naravi; komercijalne, ekološke, pravne, obrazovne itd. a za svako područje postoje ograničenja i čimbenici koji bi mogli utjecati na to da projekt podliježe izvornom dizajnu, protežući se vremenom ili u resursima.
Značajke upravljanja projektima
Teško je to istaknuti u definiciji, ali moglo bi se pojednostaviti na sljedeći način.
Projekt ima cilj koji se mora raščlaniti na nekoliko konkretnijih. Da, vrlo slično istrazi, ali u ovom slučaju za svaki specifični cilj moraju postojati najmanje sljedeće komponente:
- Vrijeme izvršavanja.
- Cilj izvršenja.
- Povezani resursi.
- Raspored izvršenja (na primjer, od ožujka do prosinca, uključujući sve neradne dane, poput praznika i državnih praznika).
- Pokazatelji praćenja.
- Odgovoran za taj cilj.
Vrlo koristan alat za upravljanje projektima je Ganttova karta, koja vam omogućuje grafičku vizualizaciju projekta, raspoređujući svaku njegovu fazu u boji.
Još jedna vrlo važna točka je trajno praćenje i plan za nepredviđene slučajeve za svaki slučaj.
Prilikom izrade projekta dobro je napraviti popis mogućih rizika i mjera koje treba poduzeti ako se žele realizirati. To će vam omogućiti brzo djelovanje bez improvizacije.
Neprestano gledajte aktivnosti i proračun
Izvršenje aktivnosti mora biti u skladu s postotkom proračuna do danas, pa je važno uspostaviti faze. Na primjer, projekt s tri faze:
- 1: Od ožujka do lipnja 30% aktivnosti i 20% proračuna
- 2: Od lipnja do rujna 50% aktivnosti i 50% proračuna
- 3: Od listopada do prosinca 100% aktivnosti i 100% proračuna
Uzimajući gore navedeno, bilo bi opasno da se, na primjer, u fazi 2 izvrši samo 40% aktivnosti, a unatoč tome potroši 50% proračuna. To ostavlja smanjenje resursa za 10% koje se usput moraju prilagoditi, čineći projekt ranjivim na daljnje promjene.
Još jedno čitanje koje ovaj primjer ima jest da posljednje tromjesečje ima vrlo agilnu i intenzivnu izvedbu, jer je polovica projekta razvijena, stoga je vrlo važno pratiti ga.
Općenito, postoji tendencija da se misli da projekti imaju proporcionalnu izvedbu. Odnosno, aktivnosti su distribuirane pravedno tijekom razdoblja, ali u stvarnosti to će ovisiti o vrsti izvedenog projekta.
Ako se radi o obrazovnom projektu, logično bi to trebalo prilagoditi mjesecima u kojima su učenici u školi, ostavljajući mjesece odmora besplatnim ili s manje aktivnosti.
Još jedan važan primjer povezan je s vremenom. Na primjer, građevinski projekti imaju kašnjenja u zimskim mjesecima, jer kiša ili hladnoća uzrokuju promjene i hitne slučajeve.
Ukratko, upravljanje projektima zahtijeva prethodnu procjenu na financijskom, tehničkom, ekološkom, pravnom i komunikacijskom polju kako bi se vidjelo kakav će utjecaj imati na okoliš ili kakve udare može pretrpjeti tijekom svog razvoja.
Zbog toga se projekti svaki put sastoje od multidisciplinarnih timova koji doprinose znanjem iz različitih područja s ciljem smanjenja nesigurnosti i postizanja željenog izvršenja u zakazano vrijeme. To bi u konačnici bilo uspješno upravljanje projektima.
