Matrica RACI koristi se za dodjeljivanje i definiranje stupnja odgovornosti koji odgovara svakom od ljudi koji su uključeni u provođenje projekta.
Poznata je i kao matrica raspodjele odgovornosti. Njegova je svrha biti u mogućnosti uspostaviti različite uloge i odgovornosti koje svaka osoba koja formira u provedbi projekta mora preuzeti.
Kao posljedica toga, preporučuje se da se pripremi na početku projekta. Tako da je od početka jasno i utvrđena uloga i odgovornost koju će preuzeti svaka osoba koja sudjeluje u projektu. Ovo također osigurava da svi sudionici postignu veću suradnju.
Što znači svako slovo koje čini naziv RACI matrice
Naziv matrice RACI sastoji se od četiri slova i svako slovo ima svoje značenje. Značenje svakog slova je sljedeće:
Slovo R
Nesumnjivo je R slovo koje označava tko preuzima odgovornost. Ovo pismo definira ulogu osobe koja je zadužena za izvršavanje određenog zadatka. Stoga preuzimate odgovornost za predaju izvršenih domaćih zadaća na vrijeme i na utvrđen način.
Slovo A
Slično tome, slovo A određuje tko odobrava. Uloga osobe koja će djelovati kao odobravatelj je prihvatiti i odobriti zadatak koji je predala odgovorna osoba. Drugim riječima, odobravatelj potvrđuje da su radovi izvedeni u skladu sa potrebnim zahtjevima.
Slovo C
Slovo C sa svoje strane označava koga se savjetuje. Obično su stručnjaci ili su upućeni u neku temu i zadatak, a konzultiraju se radi mišljenja i prijedloga o nekom aspektu projektnih zadataka. Vanjski se konzultirao s njegovim mišljenjem o nekim aspektima koji se moraju uzeti u obzir u realizaciji projekta, budući da je on stručnjak za tu temu.
Slovo I
Napokon, slovo I određuje tko izvještava. Uloga ovih ljudi uključuje svakog pojedinca koji mora biti informiran o procesu evolucije i razvoju zadataka koji su dio projekta. Oni također moraju biti obaviješteni kada su zadaci dovršeni.
Prednosti izrade RACI matrice
Glavne koristi koje treba postići kada se napravi RACI matrica su:
- Uloge i odgovornosti svakog od sudionika uključenih u projekt su jasno definirane.
- Moguće je utvrditi koja osoba preuzima odgovornost za iznošenje računa u vezi sa zadacima ili radovima koji se moraju obaviti.
- Omogućuje balansiranje radnog opterećenja između ljudi, timova ili odjela uključenih u razvoj projekta.
- Olakšava kontrolirano praćenje razvoja i izvođenja zadataka i rada potrebnih za uspješan završetak razvoja projekta.
Kako izraditi RACI matricu
Da bi se razvila RACI matrica, moraju se slijediti sljedeći koraci:
Korak 1
Prvo se zadaci koji se trebaju izvesti u projektu određuju i postavljaju kao redovi koji čine matricu.
Korak 2
Drugo, ljudi koji sudjeluju u razvoju projekta identificiraju se i postavljaju u obliku stupaca unutar matrice.
3. korak
Treće, postavljena su slova riječi koja čine naziv RACI matrice. Dodjeljivanjem svakog slova u svakom zadatku moguće je definirati tko će od uključenih ljudi biti odgovoran, tko odobrava, s kime se savjetuje i tko mora biti informiran u izvršavanju svakog projektnog zadatka.
4. korak
Napokon, moći će se utvrditi je li sav posao dobro raspoređen, ima li praznog prostora i postoje li duplikati. To kako bi se provjerilo je li sve dobro oblikovano i izbjegli kasniji problemi.
Prednosti i nedostaci primjene RACI matrice
Prednosti koje se mogu postići u izvođenju projekta primjenom RACI matrice su sljedeće:
1. Postoji agilan i jednostavan postupak komunikacije
Komunikacija se obično pokaže jednostavnijom i bržom, jer RACI matrica omogućuje vam jasnu vizualizaciju uloge i funkcije koju bi svaka osoba trebala igrati. To ne uklanja, ali umanjuje probleme u komunikaciji između ljudi koji su uključeni u projekt.
2. Poboljšati produktivnost
Očito, minimiziranjem komunikacijskih problema to pridonosi boljem korištenju vremena i kao posljedica toga postiže se povećanje produktivnosti. Vrijeme završetka svakog zadatka se skraćuje, a to pojednostavljuje cjelokupni postupak izvršenja.
3. Pravilna raspodjela rada
Uz to, RACI matrica omogućuje vam vizualizaciju odgovornosti i funkcija, tako da se može prepoznati ako se radni teret raspoređuje proporcionalno. Ako je moguće utvrditi da je odgovornoj osobi dodijeljeno prekomjerno radno opterećenje, potrebne prilagodbe provode se prije izvršenja projekta. Postizanje uravnoteženije raspodjele tereta i odgovornosti.
4. Očekivanja su ispunjena
Zapravo, kada se primjenjuje ovaj alat, rezultati dobiveni na kraju projekta vrlo su slični rezultatima koji se očekuju na početku projekta. To se događa jer možete bolje kontrolirati sve zadatke koji se moraju razviti. Uz to, svaka osoba točno zna za što je odgovorna u cijelom procesu izvršenja projekta.
Iako su prednosti velike i brojne, RACI matrica također može imati nedostataka.
- U početku može biti pretjerano složeno za primjenu, što negativno utječe na njegovo razumijevanje.
- Unatoč činjenici da je RACI matrica izvrstan alat, nije dovoljno samo stvoriti je, već je morate i poštivati.
- U skladu s gore navedenim, onima koji nisu upoznati s matricom može biti skupo generirati je prvi put.
- Postoji mogućnost da postoje projekti koji ne zahtijevaju planiranje ove vrste, pa je stvaranje matrice možda više nešto što usporava projekt, nego nešto što ga pokreće.
Zaključno, RACI matrica vrlo je koristan alat koji se može primijeniti u bilo kojoj vrsti projekta. Budući da određuje uloge i funkcije svih ljudi koji sudjeluju u njegovoj realizaciji. To pogoduje boljoj kontroli i postizanju boljih rezultata na kraju projekta.