Koronavirus nam je pokazao da digitalizacija nije opcija, ona je nužnost na tržištu rada. Od početka pandemije jedna od mjera koju je vlada preporučila i koje su usvojile mnoge tvrtke bila je rad na daljinu.
Nakon godina borbe za osobno i radno mirenje, od zahtjeva zaposlenika za duljim radom na daljinu, da biste pokazali da možete biti produktivni i izvan ureda, svijet se iznenada preokreće i jednog dana druge kuće postaju novi uredi. No, jesmo li stvarno spremni za daljinu?
Kakav je bio rad na daljinu prije pandemije?
Rad u Španjolskoj karakterizira visoki prezentizam, jer je to jedna od zemalja s najdužim radnim vremenom i ona s najvećim brojem sati u uredu.
Prema podacima Randstada, 4,4 milijuna ljudi, što predstavlja 20,3% zaposlenih u Španjolskoj, može obavljati djelatnost putem rada na daljinu. Govorimo uglavnom o aktivnostima koje se provode s računala s internetskom vezom. Sve do prije pandemije, rijetkih je 4,8% tvrtki olakšavalo rad na daljinu, a povremeno 3,5%, što je znatno ispod prosjeka ostalih europskih zemalja koji iznosi oko 14%, prema najnovijem istraživanju INE-a o radu na daljinu.
Shvatili smo oskudni tehnološki razvoj koji ima većina našeg poslovnog tkiva i napor koji su poduzele tvrtke kako bi mogle svojim zaposlenicima pružiti sredstva za obavljanje njihovih funkcija izvan ureda iznenada tijekom državne uzbune.
Kakva je bila prilagodba rada na daljinu u vrijeme koronavirusa?
Jedan od problema nastaje jer smo daljinski rad koji smo usvojili hitan rad na daljinu i nužno, a ne kao privilegij. Uz to, nismo je uzimali nekoliko dana, već nekoliko mjeseci, a da prethodno nije bilo postupka prilagodbe.
Evo kako smo se prilagodili radu na daljinu u vrijeme koronavirusa:
- Radni timovi: Mnoge organizacije rade s prijenosnim računalima koje su zaposlenici mogli lako ponijeti kući. Drugi su svoju opremu poslali preko prijevozničkih tvrtki. Ali što je s internetskom opskrbom? Očekujemo da sva kućanstva imaju vezu, ali ona nije takva. Mnogo je onih koji su se morali prijaviti za te usluge ili unajmiti više snage da bi mogli uspješno obavljati svoju djelatnost.
- Daljinska veza: Mnoge se aktivnosti provode kroz vlastiti softver tvrtke koji je morao biti prilagođen tako da se vaši zaposlenici mogu daljinski povezati i raditi s njima.
- Zaštita podataka: S koje ćemo se mreže povezati ako radimo izvan ureda? Je li to sigurna mreža? Mnoge tvrtke rukuju osjetljivim podacima koji ne bi smjeli napustiti zaštićene veze koje imaju u svojim uredima. Što se tiče dijeljenja dokumenata, oni to moraju činiti sigurno putem internetskih portala, šifriranih lozinkom ili određenim programima za razmjenu koje nisu svi instalirali.
- Ergonomija naše nove radne stanice: Sada radimo iz svojih domova koliko god možemo, ali nemamo svi ergonomske stolice koje pružaju idealnu visinu ili naslon, kao i osvjetljenje ili visinu zaslona. Sve će to negativno utjecati na našu izvedbu, naše vizualne i fizičke probleme. Bolovi u leđima, vizualni umor ili stres očitovali su se za nekoliko dana ako nemamo odgovarajuću opremu. To se može pogoršati u domu s malom djecom gdje im je potrebna pažnja roditelja, što utječe na njihovu koncentraciju i produktivnost. Prema zakonu, tvrtka mora zaštititi svoje radnike od profesionalnih opasnosti i osigurati poštivanje propisa. Činjenica koja je vrlo teška u izolacijskim situacijama, pa se poštivanje toga ne može zahtijevati, niti mogu osigurati sva potrebna sredstva kao na radnom mjestu.
- Komunikacijski softver: Trenutno će svi sastanci biti virtualni, pa je potrebno usvojiti, ako to već nije učinjeno, softver za video pozive, grupni chat i mjesto na kojem možete sigurno dijeliti dokumente s kolegama. Na primjer, Skype, Teams, Zoom ili Slack. Neke su ih tvrtke morale odmah primijeniti.
- Vodstvo i upravljanje timom: Kontakt s članovima tima iz dana u dan je izgubljen, a kontrolirana je i radnja tijekom boravka u uredu. Sada je potrebno upravljati zadacima putem softvera koji nam pomaže distribuirati aktivnosti, postaviti ciljeve i znati status svake od njih bez tih susreta licem u lice. Softver za upravljanje poput Trello, Basecamp ili Teams može nam pomoći. Uz to, menadžeri ne bi smjeli izgubiti kontakt sa članovima svog tima postavljanjem video poziva s vremena na vrijeme kako bi na svaki način znali status radnika i motivirali ih. Ne smijemo izgubiti "ljudski" kontakt unatoč socijalnoj distanci.
Prednosti i nedostaci rada na daljinu u vrijeme koronavirusa
U ovom smo postu govorili o prednostima i nedostacima rada na daljinu na općoj razini, ali ovdje ćemo naglasiti koje su glavne prednosti i nedostaci rada na daljinu tijekom zatvaranja. Jer nije isto raditi neki posao u tjednu, moći uskladiti svoj osobni život ili uštedjeti putovanje, a samo neki članovi tima, sve to raditi unedogled i od jednog do drugog dana.
Daljinski rad za tvrtku pretpostavlja uštedu fiksnih troškova u održavanju fizičkih radnih prostora, čimbenik koji će povećati produktivnost. Međutim, ova vremenski produžena situacija otežat će upravljanje timovima i sindikatom koji je postojao. Također će otežati kontrolu rada radnika, što negativno utječe na produktivnost.
Tome se mora dodati neposredna digitalizacija koju je većina tvrtki morala proći kako bi prilagodili rad na daljinu svim svojim zaposlenicima. Ulaganje vremena i novca koje je kratkoročno spasilo aktivnost tvrtke i koje će, vjerojatno dugoročno, biti isplativo i pogodovat će produktivnosti tvrtke.
U odnosu na radnika, istina je da će im daljinski rad pomoći da usklade osobni život, posebno u ovo vrijeme kada djeca nemaju školu i potrebna im je pažnja kod kuće, kao i bilo koji član obitelji koji zahtijeva njihovu skrb.
Ušteda u vremenu i troškovima putovanja na posao je značajna, a posebno izolacija kod kuće znači da je vrijeme koje posvećujemo poslu posvećeno tome da budemo ispred računala, a ne u čavrljanju s kolegama, kavi ili drugim oblicima ometanja. Međutim, to nije u potpunosti točno, jer će vjerojatno u domu biti više ljudi koji će i nama moći odvratiti pozornost.
Izolacija je promijenila naš način obrade osjećaja i misli, podvrgnuti smo neizvjesnosti neznanja do kada ćemo zadržati ovu situaciju i što se događa vani. Naš um je svjestan vijesti o novim zatvaranjima, što će se dogoditi s našim poslovima, kada oporavimo svoj društveni život ili hobije.
Nedostatak koncentracije, sna, motivacije i stresa negativno utječu na naš rad na poslu i na naše mentalno zdravlje. Nećemo se lako izvući iz ovoga, a psihološke posljedice potrajat će s vremenom.
Kako će daljinsko putovanje tijekom koronavirusa utjecati na produktivnost?
Ako želimo primijeniti rad na daljinu, moramo zaboraviti na mjerenje profitabilnosti po zaposleniku prema satima na poslu i to prema projektima ili ciljevima. Ovisno o vrsti aktivnosti koju obavljamo, mjerenje produktivnosti rada na daljinu može koštati više ili manje. Na primjer, na komercijalnoj razini moramo promatrati ankete kupaca, broj žalbi ili vrijeme uloženo u ostvarivanje prodaje.
Iznad svega, moramo gledati kako će se produktivnost mijenjati na općoj razini u poduzeću, jer će se fiksni troškovi smanjivati, a ciljeve moramo prilagoditi novom ekonomskom i socijalnom kontekstu. Ne možemo pretpostaviti scenarij kakav smo zamislili početkom godine kada smo postavili ciljeve 2020. Srednji menadžeri trebali bi svakodnevno kontrolirati aktivnosti svojih timova i njihov učinak, a viši menadžeri evolucije na globalnoj razini tvrtke i postizanje konačnog cilja: Stvaranje vrijednosti.
Kako će sve to kratkoročno i dugoročno utjecati na radni učinak? A na produktivnost tvrtke? Hoćemo li uspjeti prevladati postkovidno doba?
Ljudska bića ističu se sposobnošću prilagodbe promjenama, a to ćemo zasigurno činiti i ovom prilikom. Iako se evolucija tiče učinkovitosti i djelotvornosti, vrijeme će pokazati tko se uspio uspješno prilagoditi, iskoristiti priliku ili biti poražen.
Vjerovali smo da nas tehnologija izolira i danas shvaćamo da smo zahvaljujući njoj povezani više nego ikad. Vjerovali smo da će nas digitalizacija izgubiti bez posla, a danas nam je pokazala da zahvaljujući njoj možemo nastaviti raditi od bilo kojeg mjesta.
Daljinski rad je tu da ostane, možda ne onako kako bismo željeli, ali provjera stvarnosti uvela je novo digitalno doba i bit će to uobičajeni modus operandi u toj panorami koja se sada naziva "nova norma ".