Administrativno osoblje je osoblje zaposleno u poduzeću, zaduženo za administraciju navedenog poduzeća. Dakle, njegove zadaće uključuju naručivanje, organiziranje i uređivanje različitih poslova koji su u njezinoj odgovornosti.
Stoga su administrativno osoblje oni ljudi koji su posvećeni svakodnevnom upravljanju tvrtkom i svim aktivnostima koje ono podrazumijeva.
Obično podnose izvještaje općem ili sekundarnom rukovodstvu, ovisno o svom radu.
Glavni zadaci administrativnog osoblja
Zadaci administrativnog osoblja su raznoliki, ali mi ćemo se usredotočiti na neke od najvažnijih.
- Svi oni koji se odnose na svakodnevno upravljanje: Papirologija dokumenata, priprema izvještaja ili računovodstvene bilješke.
- Podrška menadžmenta: U ovom slučaju možemo uključiti sve potrebne aktivnosti koje pomažu upravi u svakodnevnom radu. Na primjer, priprema dokumenata.
- Pozornost javnosti: Oni također imaju tendenciju izvršavati zadatke kupaca ili javnih usluga. Od osobnog i personaliziranog, do onog učinjenog e-poštom ili digitalnim platformama.
- Koordinacija s ostalim odjelima: Administrativno osoblje sklono je međuresorskoj interakciji, tako da su svi uronjeni u proces koji uključuje cijelu organizaciju.
Izbor i obuka administrativnog osoblja
Kad smo jasni s konceptom i različitim obvezama administrativnog osoblja, vrijeme je da ga odaberemo i po potrebi obučimo.
Izbor
Što se tiče postupka odabira, moraju se uzeti u obzir sljedeće točke:
- Prije svega, potrebno je jasno uspostaviti postupke odabira, minimalne kvalifikacije i ostale zahtjeve za pristup radnom mjestu.
- Nakon što se izvrši ovaj korak, odabiru se kandidati. Prikladno je provoditi objektivne testove poput ispita i subjektivnih, na primjer, osobnih razgovora.
- Od ovog trenutka, nakon što se odabere prava osoba, treba biti jasno naznačeno koje će biti njihove odgovornosti. Uz to, trebali biste znati tko su vam neposredni šefovi i postupke za podnošenje žalbi ili prijedloga.
Formacija
Što se tiče treninga, treba uzeti u obzir sljedeće:
- U većini slučajeva obično se zahtijeva određena prethodna kvalifikacija, poput ciklusa stručnog osposobljavanja ili sveučilišne diplome.
- S druge strane, komplementarni trening na poslu je presudan. Osoblje treba osposobiti za specifične vještine povezane s njihovim položajem.
- Iz tog razloga, prethodna obuka mora se kombinirati s onom koja je izravno povezana s aktivnostima koje treba provesti. Prva je osnova na kojoj se razvija druga.
Primjer administrativnog osoblja
Za kraj, pogledajmo neke primjere u različitim vrstama organizacija.
- Osoblje zaduženo za pozornost javnosti u gradskom vijeću, regionalnoj ili državnoj upravi.
- Oni operateri koji rade na provođenju anketa.
- Ljudi koji opslužuju kupce u telefonskoj tvrtki.
- Administrativna podrška u financijskom odjelu.
- Bankovne blagajne.
