Birokratska škola uprave je škola koja se temelji na racionalnim načelima. To, prilagođavajući sredstva ciljevima koji se očekuju, čime se jamči učinkovitost uprave.
Prije svega, pojasnit ćemo da je ova škola poznata i kao strukturalistička škola uprave. Njegov je najveći eksponent Max Weber, koji smatra da je birokracija najprikladniji način upravljanja modernim organizacijama.
Također, prethodnici ove škole nastaju u sedamnaestom stoljeću na kraju europske renesanse. Formalno se pojavio tijekom četrdesetih godina, a suprotstavljao se mehaničkom načinu djelovanja klasične škole menadžmenta i subjektivnosti škole ljudskih odnosa. Stoga se čini kao novi prijedlog za učinkovito upravljanje modernim organizacijama.
Sada se birokratska aplikacija za upravljanje može naći u različitim organizacijama. To može biti slučaj bolnica, škola, sudova, crkava, vojske i javnih i privatnih tvrtki.
Što je birokracija?
Za početak birokracija se može shvatiti kao oblik organizacijske strukture ili organizacije koju karakterizira skup eksplicitnih i reguliranih postupaka. Osim toga, podjela odgovornosti, hijerarhijska razina i neosobni odnosi jasno su definirani.
Karakteristike birokracije
Glavne karakteristike birokracije su:
1. Racionalnost
Samo upotreba racionalnosti može dovesti do učinkovitosti organizacije. Stoga svaka aktivnost i zadatak koji se provodi moraju slijediti racionalan pristup.
2. Hijerarhija
Svaki zaposlenik nižeg ranga mora biti podvrgnut kontroli i nadzoru nadređenog. Odnosno, sustav vlasti je krut. Iz tog razloga struktura organizacije mora biti hijerarhijska, linearna i kruta.
3. Postoje propisi
Administrativna pravila i postupci su definirani i o tome mora postojati pisani zapisnik. Stoga su svi propisi legalni.
4. Bezlično je
Odnosi između članova organizacije temelje se na položajima i hijerarhiji, a ne na ljudima. Odnosno, svaki je položaj neovisan o osobi.
5. Definirajte funkcije
Aktivnosti i funkcije radnih stanica moraju se provoditi u skladu s utvrđenim rutinama i postupcima. Podjela rada jedan je od temeljnih stupova birokratske uprave.
6. Komunikacija je formalna
Komunikacija je formalna jer se o bilo kojoj aktivnosti ili zadatku koji obavlja zaposlenik tvrtke mora prijaviti u pisanom obliku.
Najvažniji čimbenici birokratske škole menadžmenta
Najvažniji faktori za birokratsku upravnu školu su:
1. Ljudsko biće
Ljudsko se biće smatra jednostavno još jednim resursom koji se koristi u organizaciji za postizanje ciljeva. U ovom sustavu, ljudsko biće mora biti poslušno propisima i standardima uspostavljenim na svom radnom mjestu.
2. Motivacija
Motivacija kojom se upravlja u ovom organizacijskom sustavu javlja se na dva različita načina. Jedan od oblika motivacije je da se zaposlenik može kretati prema gore u hijerarhiji.
Drugi oblik motivacije je osobni, u smislu da zaposlenik želi nastaviti profesionalnu karijeru unutar birokracije.
3. Komunikacija
Komunikacija unutar organizacije odvija se na dva načina, uzlazno i silazno. Nizvodno je u osnovi prijenos zapovijedi od strane nadređenog da ih podređeni posluša.
Ascendent ide od podređenog prema nadređenom. Općenito, to su izvješća ili izvješća o radu i postignutim rezultatima. Također podređeni može izraziti nesuglasice koje pronađe u svom poslu.
4. Vodstvo
Vodstvo nije važna karakteristika ovog sustava upravljanja, jer nadređeni mora samo izvršavati određene funkcije položaja koji zauzima.
5. Snaga
Moć u ovom obliku organizacije daje položaj, a ne osoba. Autoritet je formalan. Jednostavna činjenica zauzimanja nadređenog položaja daje dominaciju nad podređenima.
6. Sukob
Općenito se smatra da nema sukoba, jer su funkcije i zadaci jasno razgraničeni. Dakle, svako radno mjesto ili odjel moraju učinkovito funkcionirati.
7. Donošenje odluka
Odluke se donose mehanički. Ako postoji problem, povezan je s utvrđenim pravilima i na taj se način odlučuje kako ga riješiti.
8. Sudjelovanje
Naravno, razina sudjelovanja je potpuno nikakva. Svaki zaposlenik ograničen je na ispunjavanje zahtjeva radnog mjesta koje zauzima.
9. Promjena
Promjene je nešto čega se jako plašimo. Ako se mora promijeniti, smatra se da struktura nije uspjela jer mora izmijeniti svoje radnje.
10. Okoliš
Na okoliš se gleda kao na nešto što se ne mijenja i što uvijek ostaje nepromijenjeno. Praktički se smatra nečim statičnim.
Prednosti birokratske upravne škole
Među najvažnijim prednostima nalazimo:
- Djelo traži postizanje ciljeva.
- Svaki član zna koje su njihove dužnosti.
- Napisana pravila su jasna i precizna.
- Procesi su rutinski, automatiziraniji su i imaju manje prostora za pogreške.
- Tvrtka ima kontinuitet, iako dolazi do promjene osoblja.
- Manje je sukoba, jer svi znaju što treba učiniti.
- Pouzdan je jer su procesi testirani i rade.
Mane birokratske upravne škole
Najvažniji nedostaci su:
- Odnosi su bezlični.
- To generira usklađenost na poslu, uvijek se radi isto.
- Poslovni modeli mogu biti vrlo kruti.
- Gubimo vrijeme na papirologiju i glomazne formalne postupke.
- Može stvoriti zlouporabu ovlasti.
- Uzrokuje promjenu otpora.
U zaključku se može reći da škola birokratskog menadžmenta nastoji postići učinkovitost primjenom racionalnih principa. Birokratska upravljačka struktura znanstveno je oblikovana tako da sve djeluje precizno, posebno za postizanje ciljeva i ciljeva organizacije.