Vrste narudžbi su različiti oblici zahtjeva za kupnju materijala ili usluga koje tvrtka daje svojim dobavljačima.
Važno je reći da zahtjev za narudžbama podnosi odjel nabave tvrtke. Te su narudžbe formulirane u skladu sa zahtjevima za materijale i usluge od strane proizvodnih ili skladišnih odjela.
Sa svoje strane, proizvodni odjel postavlja ove zahtjeve uzimajući u obzir da organizacija ima opskrbu onom robom i uslugama koje će biti potrebne za provođenje proizvodnog procesa.
U međuvremenu, skladište ili odjel skladišta to čine kako bi imali potrebnu dostupnost proizvoda. To, kako bi udovoljili zahtjevima kupaca koji kupuju proizvode koje tvrtka prodaje.
Vrste naloga
Postoje različite klasifikacije narudžbi, među najvažnijima možemo spomenuti sljedeće:
1. U uvjetima uspostavljenim između stranaka
Prema uvjetima uspostavljenim između stranaka, nalozi se mogu klasificirati na:
do. Uvjetni poredak
Naravno, uvjetna narudžba je vrsta narudžbe čije je ispunjenje ograničeno nizom komercijalnih uvjeta koje kupac zahtijeva od prodavatelja. Ti bi uvjeti mogli biti neke pogodnosti poput popusta, načina plaćanja, rokova isporuke i uvjeta za budućnost potražnje.
Stoga će ispunjenje posla ovisiti o prihvaćanju uvjeta ugovora od strane prodavatelja. Odnosno, ovaj obrazac za narudžbu naziva se prijedlog naloga.
b. Čvrsta narudžba
Ova vrsta narudžbe događa se kada se kupac i prodavatelj dogovore o svim utvrđenim uvjetima. Ne zahtijeva bilo kakve pregovore ili preinake radi usklađenosti. To, s obzirom da su svi uvjeti prethodno uspostavljeni i odgovarajući ugovor potpisan. Dokument je već bilješka o narudžbi.
2. Po traženom objektu
Prema traženom objektu, narudžbe mogu biti:
do. Zahtjev za usluge
Naravno, to je formalni zahtjev za pružanje usluge ili zadatka od strane klijenta. Ova značajka može ili ne mora sadržavati materijale potrebne za izvršavanje zadatka. Ako ne uključite materijale, podnositelj zahtjeva za narudžbu odgovoran je za troškove materijala.
b. Redoslijed materijala
Redoslijed materijala koriste tvrtke koje zahtijevaju određene proizvode ili materijale kako bi izvršavale svoje zadatke i mogle funkcionirati. Mogu biti tvornice koje transformiraju materijale u proizvode ili distribucijske tvrtke koje prodaju proizvode. Odnosno, materijali se mogu koristiti za potrošnju ili za popunjavanje zaliha proizvoda.
3. Prema odredištu materijala
Ovisno o odredištu traženog materijala, narudžbe mogu biti:
do. Zamjenski nalog
Nesumnjivo, naloge za nadopunu zahtjeva skladište ili skladišni odjel tvrtke. Ti se zahtjevi postavljaju kako bi se održala minimalna količina zaliha koja je poduzeću potrebna. To radi učinkovitog ispunjavanja rutinskih zahtjeva internih ili vanjskih kupaca tvrtke.
b. Izvanredan zahtjev potrošača
Izvanredna narudžba može se generirati kada tvrtka ima odgovarajući nivo opskrbe tim materijalima u procesu skladištenja. No, budući da tvrtka očekuje veću potrošnju ili veću potražnju, daje izvanredne narudžbe. Na taj se način uspijeva udovoljiti na odgovarajući način udovoljavajući zahtjevima tržišta.
4. Obrascem za narudžbu
Što se tiče obrasca, nalozi su klasificirani kao:
do. Uobičajeni red
Očito je da je uobičajena narudžba poslana na uobičajeni način da pokrije opskrbu na kraća vremenska razdoblja. Ovo vrijeme može biti od tjedna, mjeseca ili odlaska na određeno godišnje doba. Općenito se ove narudžbe izrađuju u skladu s politikama opskrbe koje primjenjuju tvrtke. Odnosno, oni odgovaraju na uobičajenu opskrbu koju organizacija zahtijeva.
b. Redovna narudžba
S druge strane, planirana narudžba vrši se na temelju povijesnih podataka o kupnji tvrtke, uzimajući u obzir redovita razdoblja za narudžbe. Na taj se način smanjuju troškovi upravljanja i nabave materijala. To je zato što tvrtka prilikom zakazivanja narudžbi kupuje u velikim količinama.
Naravno, za ovu vrstu naloga potrebna je kontrola datuma utvrđenih za isporuke, jer bi neuspjeh u otpremnicama mogao utjecati na količinu zaliha.
c. Otvoreni nalog
Pokrivena narudžba događa se kada se obvezujete na kupnju materijala i proizvoda u velikim količinama. No, isporuke se vrše u manjim količinama razmakom vremena isporuke. Ove narudžbe mogu podnijeti približne količine, koje se prikupljaju postupno.
Kako možete formalizirati bilo koju vrstu naloga?
Narudžbe se moraju formalizirati da bi usklađenost bila učinkovita. Najčešći načini potvrde narudžbe su sljedeći:
1. Korištenje telefona
Prije svega, potvrda narudžbe može se izvršiti putem telefonske komunikacije. No, kako bi se formalizirala narudžba, prikladno je koristiti pisani dokument, nakon što telefonom potvrdite.
2. Korištenje pisanih sredstava komunikacije
Drugo, korištenje pisanih medija. Najčešći oblici pisane komunikacije su pisma, faks i e-pošta. Pisani obrasci imaju prednost što se svi uvjeti formalno uspostavljaju između kupaca i prodavača.
3. Napomena o narudžbi
Treće, bilješka o narudžbi tiskani je dokument koji sadrži najvažnije podatke kako bi se olakšao unos podataka i ubrzao postupak. To olakšava postupak kupnje i prodaje.
4. Preko komercijalnog agenta
Također, narudžba se može formalizirati kada komercijalni agent dostavi obrazac narudžbe, a zatim se potpiše za ispunjenje.
U zaključku se može reći da postoje različite vrste naloga. Oni su prilagođeni specifičnim potrebama i zahtjevima svake tvrtke. Sad, ono što bi trebalo biti jasno je da, bez obzira na vrstu narudžbe koja se koristi, narudžba mora jasno sadržavati sve uvjete prodaje koji su važni za tvrtku.
Ovi uvjeti, poput cijena, popusta, datuma isporuke, kvalitete i svih ostalih koji mogu biti zanimljivi, moraju se uspostaviti što preciznije. To, kako ne bi došlo do različitih interpretacija.