Opseg projekta je skup procesa neophodnih za završetak projekta. U tom smislu, procesi poput njegovog dizajna, izvođenja i upravljanja. Opseg utvrđuju dionici u projektu.
Kad organizacija razmišlja o projektu, mora izvršiti neke preliminarne procjene. To je slučaj financijske procjene projekta, pravne, ekološke, socijalne, ekonomske ocjene itd. Sve dok se napokon, i nakon postizanja povoljnih rezultata u ovim opisanim evaluacijama, odluči započeti projekt.
No, uz evoluciju, pokretanje projekta znači i definiranje koliki će biti radijus projekta, kao i sve što je potrebno za njegovo izvršenje. Iz tog razloga važno je znati njegov opseg i unaprijed ga definirati.
Opseg ciljeva
Projekt može biti od metode rješavanja problema, poboljšanja situacije u organizaciji do ulaganja u nešto što će u budućnosti donijeti koristi. No, važno je znati da projekt neće riješiti sve aspekte organizacije, već samo one u kojima su povezani njegovi ciljevi.
Primjerice, ako tvrtka odluči izgraditi novo skladište za skladištenje zaliha, ovaj će projekt riješiti probleme s prostorom, zalihama, proizvodnjom (jer ako ima više prostora za skladištenje, može proizvesti malo više) i bržom distribucijom.
To je zbog veće dostupne zalihe, što će omogućiti češću otpremu proizvoda. Međutim, ovaj projekt ne mora utjecati na kvalitetu proizvoda koji se proizvode, jer su njegovi ciljevi povezani sa zalihama, prostorom i skladištem. Ali ne i u prethodnom proizvodnom lancu.
Opseg dionika
Opseg projekta je postupak koji se planira s ljudima koji su zainteresirani za projekt, bilo zato što u njemu izravno sudjeluju (inženjeri, računovođe, nadzornici i menadžeri), bilo zato što financiraju ovaj projekt.
Određivanje opsega dionika važno je jer definira kako će i kada sudjelovati u projektu.
- Inženjeri u fazi projektiranja i nadzora.
- Računovođe tijekom izvršenja za kontrolu troškova;
- Nadzornici tijekom faze izvršavanja zadatka
- I investitori prije, za vrijeme i poslije, ali samo u svrhu odgovornosti.
To omogućuje projektu da ne intervenira pretjerano s osobnim uvažavanjem, ostavljajući svakog sudionika da sudjeluje na način koji njemu odgovara.
Opseg aktivnosti
Aktivnosti projekta, od njegove ideje, dizajna, faze izvršenja do faze zatvaranja, moraju se definirati s popisa i naknadnog programiranja, uz odgovarajuće upravitelje, potrebne financijske i operativne resurse. U tom smislu, Ganttov grafikon ili softverski alati za upravljanje projektima mogu se koristiti za bolje praćenje svake faze.
Opseg aktivnosti omogućava, s druge strane, ograničenje vremena projekta, potrebnih ljudi i financijskih i nefinancijskih sredstava za njegovo provođenje.
Može li se mijenjati opseg projekta?
Naravno da. I vrlo je vjerojatno da projekt zahtijeva promjene u svom opsegu, jer je vrlo teško uspostaviti potpuno asertivnu osnovnu liniju, jer se aktivnosti i resursi planiraju bez poznavanja mogućih pojava.
Važno je u tom smislu da sve zainteresirane strane ponovno sudjeluju u izmjenama opsega projekta, kako bi dale svoje odobrenje i bile svjesne novog programiranja i prilagodbi.
Međutim, nije dobar znak unositi previše izmjena u opseg projekta, jer pokazuje da je bilo mnogo aspekata koji nisu bili predviđeni. Stoga je to uzrok nemogućnosti tehničkog planiranja.
U tom smislu, preporuča se da se u proučavanju opsega projekta, ako zainteresirane strane nemaju dovoljno iskustva da ga definiraju, uključi stručnjak u tom području ili slični projekti koji daju svoje uvažavanje i preporuke. Na taj način, također možemo umanjiti rizike koji nastaju zbog stalne izmjene projekta. Pa, ako je tako, time bismo nastavili trošiti više resursa, istodobno produžujući vrijeme njihovog dovršenja i dobivanja pogodnosti.
Odgovornosti u okviru projekta
Načelo u upravljačkoj kontroli je uspostavljanje ljudi odgovornih za svaku stratešku liniju. Stoga je u upravljanju projektima važno znati tko će biti odgovoran za svaku fazu. Na taj se način mogu zatražiti izvješća za praćenje upravljanja projektima. Osim toga, moći ćemo znati da li se pravilno provodi u pogonu projektnog ciklusa.
Odgovorni su oni koji će moći upozoriti ako je potrebno produljenje u vremenu, povećanje resursa ili ljudi.
Ukratko, opseg projekta je preliminarna struktura vremena, resursa, ljudi, ciljeva i očekivanih rezultata projekta, koji se razvija s grupom ljudi koji sudjeluju i / ili će imati koristi od toga.
Iako opseg projekta može pretrpjeti izmjene, poželjno ga je planirati fleksibilno i s realnim pogledom na njegovu izvedbu i rezultate. Cilj ovoga nije trpjeti razočaranja koja nisu predviđena s dovoljnom tehničkom strogošću.