Narudžbenica, koja se naziva i narudžbenica, dokument je kojim kupac od prodavatelja traži robu.
Na taj način ono što radimo dokumentira potrebe naših proizvoda. Uobičajeno je poslati ovaj dokument dobavljaču kako bi mogao dostaviti navedenu narudžbu. Biti u mogućnosti to učiniti fizički ili virtualno (e-poštom ili web stranicom). Cilj je biti u mogućnosti naknadno suprotstaviti otpremnicu s ovom narudžbom i zabilježiti moguće incidente, kao i pismeno ispuniti uvjete navedene narudžbe.
Postupak u narudžbenici
Prvo morate otkriti potrebe koje imamo. Nakon odabira odgovarajućeg dobavljača izdaje se narudžba. Prodavač dobiva original, a kupac zadržava kopiju. Prodavatelj služi narudžbu i prilaže otpremnicu koja se provjerava. Ako nešto nije isporučeno, ostaje na čekanju.
Ovaj je dokument koristan za obje strane. Kupac može kontrolirati vrstu ili iznos troškova i napraviti prognozu plaćanja. Prodavač može organizirati svoje različite narudžbe i napraviti prognozu troškova. U oba slučaja korisni su programi upravljanja, pa čak i proračunska tablica. S druge strane, u pravne svrhe, nakon što se prihvati, obvezuje obje strane na dogovorenu razmjenu.
Sadržaj dokumenta
Obično su to isti podaci potrebni na otpremnici, samo što će se izraz "Narudžba narudžbe" ili slično pojaviti na zaglavlju. Detaljno ih opisujemo u nastavku:
- Pojedinosti o kupcu i prodavaču. Porezni identifikacijski broj svake države vrlo je važan. Također i porezna adresa.
- Datum i mjesto izdavanja naloga. Prvo je bitno, posebno za kontrolu vremena koje je potrebno našem dobavljaču da ga opskrbi. Na taj način možemo izbjeći prekide dionica.
- Naziv proizvoda i referenca. Uključena je i naručena količina, cijena i mogući popusti, promocije ili bonusi.
- Odabrani način plaćanja, kao i uvjete i iznose koje treba platiti ako je primjenjivo. Ova je točka važna za pravilno upravljanje riznicom.
- Ukupni trošak, mogući troškovi prijevoza, osiguranja ili slični i, kao bitan dio, ovlašteni potpis.
- Datum i način isporuke. U ovom trenutku, po isporuci, kupcu će se poslati otpremnica na potpis, koja je obično u prilogu narudžbe. Također se moraju zabilježiti mogući incidenti ili ono što nije navedeno.
Istina je da su ti strogi zahtjevi ponekad opušteni, ovisno o komercijalnom i povjerljivom odnosu. U mnogim se slučajevima narudžbe vrše usmeno ili telefonom. Može se zatražiti i e-poštom, ali bez dokumenta o narudžbi. Bez obzira na to, prikladno je uvijek imati kontrolu nad tim narudžbama.
Primjer dokumenta narudžbe
Pogledajmo primjer što bi mogao biti dokument narudžbe. U njemu možemo vidjeti sve potrebne podatke i moguće popuste i troškove vezane uz opskrbu navedenom robom. Također prostor rezerviran za incidente i za potpis osobe koja prima robu.
Napomena: Gore navedeni podaci su izmišljeni podaci.