Eisenhowerova matrica grafički je prikaz koji prikazuje zadatke do izvršenja, ali to klasificirajući ih prema stupnju važnosti tih zadataka. Na taj način, omogućujući im organiziranje prema razini važnosti.
Eisenhowerova matrica je grafički prikaz, gdje je prikazan dvoosni kvadrant. Te osi pokazuju stupanj važnosti, kao i hitnost koja je potrebna za svaki zadatak. U tom smislu, kvadrant nam pomaže da klasificiramo zadatke, ovisno o njihovom stupnju važnosti i rokovima isporuke. Istodobno, s druge strane, omogućuje organizaciju posla, tako da na prvi pogled možemo organizirati sav posao koji čeka.
Eisenhowerova matrica sastoji se od četiri bloka.
Njegova klasifikacija, kao što smo rekli, utvrđuje zadatke na temelju hitnosti koja takva zadaća zahtijeva, kao i njihovu važnost.
Kako je dizajnirana Eisenhowerova matrica?
Moramo znati da se Eisenhowerova matrica, kao što smo rekli, sastoji od četiri kvadranta.
U prvom su kvadrantu najvažniji kao i hitni zadaci. U tom smislu govorimo o najvažnijim projektima, kojima je potrebna veća pažnja, kao i hitnost u njihovom izvođenju. To su prioritetni zadaci u izvršenju.
U drugom kvadrantu bili bi zadaci koji, što je važno, zahtijevaju manje žurnosti. Kvadrant koji uključuje one zadatke koje treba izvršiti u dužem vremenskom razdoblju, ali koji zahtijevaju puno pažnje, pa nam ovaj kvadrant može pomoći da budemo proaktivni na poslu. Ti se zadaci moraju rasporediti, s ciljem prevencije.
S druge strane, u trećem kvadrantu imamo one zadatke koji, iako nisu važni, zahtijevaju veću hitnost. U tom smislu moramo biti oprezni da ove zadatke ne postavimo u prvi kvadrant. Utvrđuje one koji su, unatoč hitnosti koja im je potrebna, manje važni. Oni se mogu prenijeti na druge ljude.
Na kraju, četvrti kvadrant čine oni zadaci koji nisu ni hitni ni važni. U tom smislu govorimo o najmanje važnom kvadrantu matrice. Pa, polazeći od ovih zadataka, moramo znati da su ovo posljednje na koje se obraća pažnja. Oni se u mnogim slučajevima mogu eliminirati.
Da bismo dobili vizualniju ideju, predstavljen je primjer kako bi Eisenhowerova matrica izgledala:
Kako djeluje Eisenhowerova matrica?
Moramo znati da, kao i svaka matrica, i Eisenhowerova matrica ima specifičnu funkciju, definiranu od strane autora, koja nam pomaže da napravimo njezinu matricu, kao i da je pravilno koristimo.
U tom smislu, kao što je prikazano u grafičkom prikazu, imamo četiri kvadranta, raspoređena u dvije osi koji mjere stupanj važnosti, kao i hitnost svih naših zadataka.
Prvi kvadrant, kao što je prikazano u njegovoj definiciji, uključivat će one zadatke s najvišim prioritetom i koji nam, na određeni način, pomažu u postizanju onih prioritetnih ciljeva koji će odrediti postizanje naših ciljeva. U ovaj ćemo kvadrant, dakle, uključiti krize koje zahtijevaju trenutno rješenje, probleme koji zahtijevaju brzo rješenje, važne projekte koji su od veće važnosti.
Drugo, drugi kvadrant usredotočuje se na one važne, ali ne i hitne aktivnosti. U tom ćemo smislu uključiti zadatke koji se odnose na promatranje novih prilika, izgradnju odnosa, kao i druge važne zadatke, ali koji ne zahtijevaju hitnost.
Treće, imamo treći kvadrant, koji uključuje zadatke koji nisu važni, ali koji zahtijevaju hitnost. U ovaj ćemo kvadrant, između ostalog, uključiti telefonske pozive s klijentima, e-poštu, sastanke i institucionalne aktivnosti.
Na četvrtom i posljednjem mjestu imamo četvrti kvadrant. Integrira zadatke koji nisu ni važni ni hitni, pa mu nećemo pridavati veću važnost nego što već ima. Ovaj kvadrant može uključivati aspekte kao što su doručak u uredu tijekom duljih vremenskih razdoblja, neki pozivi koji ne doprinose ničemu, e-adrese koje nemaju veze s radnom aktivnošću, neradne aktivnosti, između ostalog.
S ova četiri kvadranta, te dobrog raspoređivanja zadataka, cilj je da radnik poveća svoju produktivnost i učinkovitost.
Ciljevi Eisenhowerove matrice
Kao što smo rekli, niz je ciljeva koje treba ispuniti s provedbom spomenute matrice.
U tom smislu mogli bismo uključiti sljedeće ciljeve, poput onih koje uglavnom slijedi ova matrica:
- Povećana produktivnost.
- Veća učinkovitost i djelotvornost u upravljanju zadacima.
- Pravovremeno postići ciljeve.
- Organizirajte posao na bolji način.
- Veća koncentracija na prioritetu.
- Krizno upravljanje.
- Disciplina.
- Kontrolirati.
- Pogled.
Među mnogim drugim ciljevima koji se primjenom spomenute matrice mogu postići.