Upravljanje projektom je ona disciplina kojoj je cilj primijeniti niz znanja, uključujući alate ili tehnike, kako bi se cilj postigao i učinio uspješnim.
Na ovaj način vaša je glavna briga da se to ostvari. Iz tog je razloga dobro vođenje neophodno. Moramo znati što želimo, kako to želimo, kada to želimo ili što znači da to moramo postići. Naravno, ne smijemo zaboraviti razlog zašto ga provodimo, zadovoljenje potreba tržišta.
Potreba za upravljanjem projektima
Upravljanje projektima nužnije je nego ikad u globaliziranom svijetu. Konkurentna tržišta, zahtjevi potrošača (različiti, a ponekad i nepredviđeni) ili pritisci ostalih konkurenata zahtijevaju učinkovito i djelotvorno upravljanje. Stoga je prikladno dublje poznavati ovaj aspekt.
Iz gore navedenih razloga više je nego poželjno proučavati znanost koja nas uči kako voditi upravljanje projektom. Ne samo inženjeri, ekonomisti ili arhitekti, već i svi oni koji rade s projektima moraju biti obučeni za pravilno upravljanje njima.
Pet faza u upravljanju projektom
Svaki projekt ima niz faza koje redatelj mora znati da bi mogao pravilno upravljati njime. To bi bile one prikazane u nastavku.
- Prvo je utvrđivanje ciljeva koje treba postići. Ovo je možda osnovno, da bismo znali što želimo. Glavni cilj, najopćenitiji i specifični koji pomažu u postizanju toga moraju biti detaljno navedeni.
- Analiza stanja. Da bismo znali kako doći do onoga što želimo, moramo biti jasni odakle polazimo. Moramo znati svoje snage i slabosti, a također i mogućnosti i prijetnje koje nudi okoliš. SWOT (ili SWOT) matrica može vam pomoći.
- Strategija koju treba slijediti. Ovo je zaključak prethodnog odjeljka. Polazimo od znanja o tome što imamo ili u čemu smo dobri, a ne baš dobri. S druge strane, znamo što tržište nudi i koje su prepreke. Sada moramo započeti put i za to moramo odabrati odgovarajuću strategiju.
- Jednom odabran, mora se provesti. Ova je faza ključna jer će nam ponuditi povratne informacije kako bismo znali radimo li dobro ili ne. Pružit će nam relevantne informacije za posljednju fazu.
- Povratne informacije. Vrijeme je da saznamo rezultat strategije, da znamo jesmo li uspjeli. U suprotnom možemo primijeniti odgovarajuće korektivne mjere. Iz tog je razloga važno imati način za izračunavanje mogućih odstupanja.
Plan upravljanja projektom
Već znamo koji je smjer projekta, njegova važnost ili glavne faze. Sada je vrijeme da se sve stavi u dokument, plan upravljanja, zašto je važno to učiniti? Jer kako je napisano, možemo ga pregledati, služit će kao vodič i može se lakše prenijeti svima. Izvještaj bi mogao imati sljedeće dijelove.
- Planiranje. Morate utvrditi cilj, rasporede i sve relevantne informacije, poput troškova i očekivanog povrata. Ovaj dio plana bio bi onaj koji će omogućiti poznavanje opsega samog projekta.
- Integracija. Sada morate odlučiti što će raditi svaki član tima. Treba uzeti u obzir njihove prijedloge i mišljenja. Ovaj bi dio bio početni dio.
- Napokon, tu bi bio i formalni dio. U njemu plan mora pregledati i odobriti generalna uprava, slažući se s ostatkom uprava.
Primjer upravljanja projektima
Zamislimo da želimo provesti projekt. Časopis koji su napisali studenti i povezan je s raznim akademskim predmetima, uključujući ekonomiju. Pogledajmo koje faze treba uzeti u obzir:
Kao što vidimo na slici, prva faza su glavni i pomoćni ciljevi, stvaranje časopisa i kako ćemo to učiniti. Drugi će nam omogućiti da znamo postoje li još slični na tržištu ili s onim što imamo ili ko imamo (suradnici). Treće, moramo detaljno iznijeti strategiju koju ćemo slijediti, kako ćemo je stvoriti, koji poslužitelj zaposliti i tako dalje. Četvrti korak je provedba strategije, prijeđite na pisanje. Peti bi bio da vidimo u čemu smo pogriješili i to ispravimo.
Zapravo su faze upravljanja projektom jednostavne. Teška je stvar primijeniti ih u praksi i, prije svega, biti uspješni na tom putu. No, kao i sve u životu, i stvar je vaganja rizika i odluke što je najbolje za nas.