Faze upravnog postupka su planiranje, organizacija, usmjeravanje i kontrola.
U ovom ćemo postu razviti i objasniti faze upravnog postupka. Kao što je naznačeno u konceptu upravnog postupka, moramo razlikovati faze i faze. Mehanička faza (planiranje i organizacija) i dinamička faza (usmjeravanje i upravljanje).
Vrlo je važno razumjeti svaku fazu u nizu. Sve su faze važne i međusobno povezane.
Okvir faza upravnog postupka
Kako bismo ga još lakše razumjeli, pripremili smo ovaj pregled administrativnog postupka:
1. Planiranje
Planiranje se sastoji od onog dijela koji je odgovoran za to kako će se vidjeti kako će se nešto poduzeti. Odnosno, odgovorite na pitanja poput:
- Što želimo postići?
- Što moramo učiniti da bismo postigli svoj cilj?
- Tko će biti zadužen za svaki dio procesa za postizanje cilja?
- Kada će se i u kojem roku izvršiti svaka akcija?
- Koji su nam resursi potrebni?
- Gdje možemo dobiti resurse?
- Kolika je cijena ovih resursa?
- Kakve zastoje možemo imati i kako ćemo ih riješiti ako se pojave?
- Što činimo kad se suočimo s neuspjehom koji nismo predvidjeli?
Ukratko, riječ je o svemu onome o čemu moramo odlučiti prije nego što započnemo. Bez planiranja trčat ćemo besciljno. A kako znamo, uopće nije važno trčati vrlo brzo ako nemamo plan.
2. Organizacija
Kad smo napravili planiranje, vrijeme je da se organiziramo. Ovo je, vrlo jednostavno, za raspodjelu zadataka. Nekako shvatite sva pitanja na koja smo pokušali odgovoriti u fazi planiranja. Neka pitanja koja treba riješiti u ovoj fazi upravnog postupka su:
- Kojim ćemo redoslijedom voditi računa o zadacima?
- Tko će biti zadužen za svaki zadatak?
- Hoćemo li zadatke izvršavati zajedno ili će svaki biti zadužen za jedno?
- Hoćemo li ih prilikom donošenja odluka donositi demokratski?
- Hoće li hijerarhija biti vodoravna ili okomita?
Iako se ova pitanja mogu činiti dijelom planiranja, ovdje je fokus usmjeriti koncept. Odnosno, to je dio koji utvrđuje kako je sve organizirano. Odnosno, kada se izvodi, koja se organizacijska načela slijede.
3. Adresa
Uprava, suprotno onome što mnogi misle, ne mora biti zadužena za jednu osobu. Njime bi također mogla upravljati upravljačka skupina. Međutim, uprava je odgovorna za pomoć, intervenciju, potporu ili motiviranje posla koji se provodi.
Tako su, na primjer, redatelji zaduženi za utjecaj na članove projekta. Ili im pomažu, daju im alternative ili izbjegavaju sukobe između različitih dijelova organizacije.
4. Kontrola
Kontrola se, posebno, definira kao praćenje rezultata i njihovo mjerenje putem pouzdanih mjernih podataka. Dakle, na temelju utvrđenih mjernih podataka, organizacija će pokušati pratiti aktivnosti kako bi vidjela slijedi li planirani plan.
Na primjer, recimo da vam je godišnji cilj prodaje 10.000. U planu je utvrđeno da se u mjesecu siječnju mora ostvariti 1.000 prodaja kako bi se postigao cilj. Provjera slijede li se ovi posredni ciljevi, pomaže nam u kontroli da li je glavni cilj ispunjen.