Unutarnja kontrola postupak je koji je dio kontrole resursa i imovine poduzeća i služi za vođenje evidencije o njegovoj aktivnosti i sljedivosti.
Kako tvrtke rastu, postaje sve teže pratiti što se događa s njihovim resursima, imovinom, alatima i ljudima.
Zbog toga je postalo neophodno uspostaviti mehanizam koji omogućuje evidentiranje upotrebe ovih resursa, kao i aktivnosti.
Primjeri interne kontrole financijskih sredstava i imovine
Neke upotrebe interne kontrole primjenjive na robu su provjere ulaza i izlaska vozila u vlasništvu tvrtke. Ovim se kontrolira aktivnost vozila, trošenje, potrošnja goriva i osoba odgovorna za to.
Kada se radi s službenim vozilima, vozači moraju nositi zapisnik na kojem su zabilježeni početak i kraj putovanja, zajedno s vremenima svake prekretnice.
Sljedeći je primjer kontrola zaliha materijala u skladištu. Sustavi FIFO i LIFO nužno zahtijevaju provjeru unutarnje kontrole kako bi se znali datumi i vrste materijala ili inventara. To je knjigovodstveni input, koji se također može koristiti za amortizaciju robe.
Što se tiče financijskih sredstava, prije izvršenja troškova provodi se unutarnja kontrola, na primjer u GAV-u (administrativni i prodajni troškovi) koji proizlaze iz zadataka ovih funkcija. Međutim, mora se kontrolirati kako ne bi premašio ono što je potrebno za ovo izvršenje tijekom razdoblja.
Na primjer, ako je za mjesec dana prodaje potrebno kupiti listove papira, olovke i tintu za pisač, unutarnja kontrola trebala bi imati procjenu potrošnje mjesečno i to provjeravati svaki mjesec kako bi zaštitila tu maržu potrošnje.
Sigurnosne kopije unutarnje kontrole
Baš kao što se vrši trenutni zapis resursa i aktivnosti, važno je arhivirati ga kako bi se generirala datoteka koja se odnosi na svaki kontrolirani element.
Postoje različiti softveri za unutarnju kontrolu koje tvrtke mogu unajmiti ili je dovoljna proračunska tablica Microsoft Excel ako je naručena.
Da biste izbjegli gubitke, možete kupiti virtualni oblak za pohranu i tamo prenijeti te datoteke kako biste izbjegli njihov gubitak.
Ako imate i papirnatu potporu s potpisima odgovornosti, prikladno je digitalizirati ove dokumente. Na primjer, kroz skener i pražnjenje do digitalnih mapa.
Voditelji unutarnje kontrole
Ljudi odgovorni za akcije unutarnje kontrole moraju biti uredni, organizirani i sposobni za rad u scenarijima velike potražnje, jer bi na primjer mogli istodobno imati kontrolu nad mnogim elementima: financijska kontrola troškova, kontrola zaliha, kontrola korištenje imovine tvrtke i kontrolu ulaska i izlaska ljudi.
Ako nešto ne uspije u ovom procesu registracije, moglo bi doći do odstupanja u operativnoj stvarnosti i kapitalu tvrtke s obzirom na njezinu imovinu. Iz tog razloga unutarnja kontrola mora biti dio uređenog i ulančanog sustava operacija.
Unutarnja kontrola pruža dragocjenu podršku operativnom upravljanju organizacijom, osiguravajući transparentne i sigurne procese sljedivosti.
Stoga je njegova važnost u činjenici da tvrtke, bez obzira na njihovu strukturu i veličinu, implementiraju neki sustav unutarnje kontrole, kako bi bolje vodile evidenciju svoje imovine i mogle dijagnosticirati gdje postoje logistička odstupanja, kako bi se stalno poboljšati procese u svom lancu vrijednosti.