Administrator je osoba koja je zadužena za izvršavanje administrativnih zadataka planiranjem, organiziranjem, usmjeravanjem i kontrolom svih zadataka unutar društvene skupine ili organizacije radi postizanja ciljeva učinkovitim korištenjem resursa.
Međutim, menadžer je osoba koja zapovijeda grupom koja vodi, koordinirajući upotrebu oskudnih resursa i zadataka unutar organizacije kako bi postigla najbolje rezultate u radu.
Bez sumnje, administrator igra vrlo važnu ulogu unutar grupe ili organizacije, jer će način na koji upravlja resursima i zadacima biti presudan za postizanje predloženih ciljeva. Zadatak administratora ima velik utjecaj na rad i rad institucija bilo koje vrste.
Uz to, administrator mora učinkovito i primjereno koristiti sve ljudske, tehničke, financijske, kognitivne i materijalne resurse dostupne u organizaciji; da biste dobili najviše koristi.
Stoga administrator mora posjedovati određene osobine da bi mogao pravilno obavljati svoju funkciju, mora imati voditeljski stav, imati znanje i iskustvo o onome što radi. Uz to, bitna je i sposobnost odlučivanja za točno i neposredno djelovanje kada je to prikladno.
Vještine koje administrator mora posjedovati
Ljudi koji obavljaju težak administrativni zadatak moraju imati sljedeće vještine da bi pravilno obavljali svoj posao.
1. Ljudske vještine
Budući da su ljudske vještine povezane sa sposobnošću koju administrator mora imati da bi mogao raditi s drugim ljudima, stoga se traži da oni imaju sposobnost slušanja, uvažavanja drugih, moći samokontrole, razumijevanja , empatični, tolerantni, elokventni i budite dobar motivator za pravodobno pružanje povratnih informacija. On mora biti izvrstan vođa, jer će o tome ovisiti rezultat rada drugih.
2. Tehničke vještine
S druge strane, administrator mora posjedovati znanje i ovladati tehnikama koje mu pomažu da izvrši i izvrši svoj posao na najučinkovitiji mogući način. To vam pruža specifična znanja koja se odnose na postupke i posao koji se mora obaviti.
3. Konceptualne vještine
Te vještine pomažu administratoru da razumije ponašanje ljudi i sve poteškoće organizacije. Sve to doprinosi mogućnosti vizualizacije organizacije kao cjeline, znajući sve funkcije koje se moraju obavljati i kako se međusobno nadopunjuju.
U svakom slučaju, konceptualne vještine povezane su s idejama, razmišljanjima i razmišljanjima koja se primjenjuju za pronalaženje rješenja ili dijagnosticiranje situacije.
4. Političke vještine
S druge strane, političke vještine su ključne da bi se moglo zauzeti vodeće mjesto, koje služi za promicanje njihovih ideja i utjecaj na druge. To vam omogućuje postizanje visokih performansi, dobru procjenu i uspon na položajima, kao i unapređenja.
Pozicije koje će obavljati administrator
S obzirom na važnost posla koji administrator obavlja, oni moraju zauzimati sljedeće položaje:
1. Pozicija vođe
Iznad svega, administrator mora biti vođa, jer administrator mora održavati odnos sa osobljem organizacije u svim svojim funkcijama, budući da u okviru svojih odgovornosti mora zapošljavati, obučavati, disciplinirati i motivirati zaposlenike. Na isti način služi kao poveznica između različitih pozicija u organizaciji.
2. Pozicija izvjestitelja
Također, administrator mora znati kako funkcionira njegova organizacija i ostale organizacije koje se nalaze u njegovom okruženju. Odnosno, administrator je kanal koji se koristi za postizanje prijenosa informacija svim ljudima koji su dio organizacije. Također možete djelovati kao glasnogovornik između organizacije i drugih izvan organizacije.
3. Pozicija agenta za donošenje odluka
Uz to, administrator je odgovoran za donošenje najvažnijih odluka u organizaciji i radnje koje će se poduzeti ovisit će o njima.
Odluke mogu biti:
- Odluke o poduzetništvu: Obično ih uzimaju kad žele dizajnirati i pokrenuti novi projekt.
- Odluke u rješavanju poteškoća: Kada postoji poteškoća, problemi ili promjene. Neophodna je neposredna kontrola prije nego što se pretvori u krizu.
- Odluke o raspodjeli sredstava: To su vrlo važne odluke, jer svaka organizacija radi s oskudnim resursima i stoga je neophodno odlučiti jer svi resursi imaju alternativnu uporabu.
- Odluke o pregovorima: Do njih dolazi kada postoje razlike i riječ je o postizanju sporazuma, pa su odluke administratora temeljne.
Administratorske funkcije
Glavne funkcije koje treba izvršiti administrator su:
1. Planiranje
U odnosu na planiranje, ova funkcija u osnovi želi unaprijed odrediti koji će se smjer slijediti kako bi se postigli predloženi ciljevi na najučinkovitiji način. U ovoj ulozi administrator stječe viziju budućnosti, određujući postizanje očekivanih ciljeva, odabirući način djelovanja.
2. Organizacija
Glede ove funkcije izrađuje se organizacijski plan, utvrđuju se odgovornosti i obveze svake osobe koja je dio grupe; kao i način na koji će se izvršavati zadaci i slijed koji se slijedi.
Odnosno, dodjeljuju se funkcije koje svaka osoba mora obavljati, budući da su ti zadaci neophodni za postizanje ciljeva, pa su iz tog razloga dodijeljeni najbolje obučenim ljudima da ih rade, prikladno ih dijeleći, pravilno koordinirajući aktivnosti i naravno opskrbljujući potrebna sredstva.
3. Adresa
U stvarnosti se ova funkcija provodi utjecajem koji administrator vrši na sve ljude da postignu ciljeve. U ovoj je ulozi vrlo važno vježbati liderske vještine kako bi ljude nagovorili na suradnju i na taj način postigli ciljeve, kroz komunikaciju i odgovarajuću motivaciju.
4. Izvršenje i kontrola
Sa svoje strane, izvršenje podrazumijeva da se sve planirano i organizirano provodi u praksi, stoga je potrebno motivirati ljude da obavljaju aktivnosti koje im odgovaraju. S druge strane, kontrola omogućuje mjerenje učinka na temelju predloženih ciljeva, tako da se po potrebi mogu poduzeti korektivne mjere.
Kontrola provjerava podudaraju li se aktivnosti koje se u stvarnosti podudaraju s planiranim aktivnostima, zatim se vrši usporedba mjerenja dobivenih rezultata s planiranim.
U zaključku možemo potvrditi da je administrator vrlo važan dio unutar svake organizacije, jer je njegov rad presudan za postizanje ciljeva organizacije, jer je administrator taj koji je odgovoran za izvršavanje funkcija planiranja, organizacija, usmjeravanje i kontrola svih resursa unutar institucije.