Upravni spis je skup dokumenata koji služe kao osnova upravnom tijelu za donošenje upravne odluke.
Upravni spis mora biti sastavljen od svih relevantnih dokumenata koji pomažu Javnoj upravi u rješavanju problema. Drugim riječima, mora sadržavati sve uredbe, sporazume, testove, mišljenja, pa čak i obavijesti.
Dokumenti koji NE pripadaju administrativnoj datoteci
Postoje određeni dokumenti koji se zbog njihove nevažnosti ne bi trebali nalaziti u upravnom spisu:
- Dokumenti koji sadrže subjektivna mišljenja ili ocjene.
- Pomoćne ili pomoćne pripremne informacije koje ne pružaju nove informacije.
- Interna komunikacija između službenika javne uprave.
- Neobvezna izvješća.
Karakteristike upravnog spisa
Glavne značajke su:
- Upravni spis upoznat je sa svim dokumentima koji prikupljaju upravne radnje ili postupke od početka uprave po službenoj dužnosti ili na zahtjev stranke.
- Promovira se da ova datoteka bude elektronička i ne na papiru.
- Da bi ova administrativna datoteka ispunila svoju funkciju, organizirana je kronološki i pojedinačno.
- Dokumenti su folirani i svaka folija mora biti parafirana.
- Početak bilo kojeg postupka bilo koje vrste započinje formiranjem te datoteke u kojoj se prikupljaju osnovni podaci.
- Ove datoteke navode uzrok upravnih akata ili sporazuma. Na te se akte ili sporazume može izjaviti žalba pred sudovima. Stoga ovaj spis služi kao dokaz za mogući uvid pred sudovima parnično-upravne nadležnosti.
Slanje spisa sudovima
Važan aspekt ovog upravnog spisa, koji kronološki uključuje sve postupke, jest njegovo podnošenje sudovima kada se osporavaju upravni akti. Kako se vrši ova pošiljka sa svim jamstvima?
- Spis mora poslati upravno tijelo koje se na njega oslanjalo da bi diktiralo žalbenu radnju.
- Ovu datoteku morate poslati u kratkom roku utvrđenom upravnim zakonom.
- Ako spis nije poslan sudu kako bi mogao provjeriti je li upravni akt temeljen na istom spisu u skladu sa zakonom, sudac može kazniti Javnu upravu zbog neposluha.
Vrste datoteka
Glavne vrste datoteka su:
- Sudski spisi: Oni započinju s iznošenjem zahtjeva, a formiraju ga pravosudni službenici. Spis završava kad sudac odredi spis postupka ili izda kaznu. Ako odvjetnik mora znati u kojoj je fazi postupka vaš slučaj, možete zatražiti od suda da dostavi cjelovit spis kako biste mogli znati sve detalje sudskog postupka.
- Administrativne datoteke: Mogu nastati bilo koje vrste. Može biti disciplinske naravi. Na primjer, datoteka je otvorena službeniku koji nije ispunio svoje funkcije. Ili to može biti rješavanje predstavke građana. Na primjer, datoteka je otvorena za dobivanje državljanstva.
- Policijski dosje: Ovaj je spis kaznene prirode, jer je njegova funkcija prikupljanje potrebnih podataka kako bi se znalo počinje li se kazneno djelo koje će se iznijeti pred suca, a zauzvrat je u skladu sa sudskim spisom.