Upravni postupak - što je to, definicija i pojam

Upravni postupak skup je faza (planiranje, organizacija, usmjeravanje i kontrola) čija je svrha postizanje ciljeva tvrtke ili organizacije na najučinkovitiji mogući način.

Još jednostavnijim riječima, upravni postupak sastoji se od niza faza koje će nam pomoći u postizanju predloženih ciljeva. Upravni postupak je kontinuiran. Ne radi se o odrađivanju svake faze i tu sve završava. Kad jedan ciklus završi, prelazi se na sljedeći. Obično se koristi za opći cilj tvrtke, određene ciljeve ili čak za manje projekte.

Henri Fayol, bio je tvorac upravnog postupka. Iz njega proizlaze 4 faze koje čine administrativni postupak:

Planirati.
Organizirati.
Voditi.
Kontrolirati.

Za Fayol su ove četiri faze bile ključne za dobro upravljanje. Svaki menadžerski tim mora ih savladati i uzeti u obzir za bilo koji projekt. Međutim, Fayol nikada nije bio ekstreman u svojim idejama i u njegovom radu možete pročitati kako je ostavio prostora za fleksibilnost i prilagodbu. Dakle, sljedbenici klasične teorije uprave dovršavaju, poboljšavaju i prilagođavaju upravni postupak različitim vrstama poduzeća koja su rođena tijekom posljednjih desetljeća.

Ciljevi tvrtke

Podrijetlo upravnog postupka

Podrijetlo upravnog postupka dugujemo Henryju Fayolu. Oko 1916. godine, nakon 50 godina upravljanja rudarskom tvrtkom, Fayol je objavio svoju knjigu "Administration Industrielle et Générale". Na španjolskom bi to bilo nešto slično «Industrijska i opća uprava».

U ovoj je knjizi, na temelju svog iskustva, razvio cijelu svoju teoriju. Fayol je u svom radu istaknuo različite razine upravljanja, administrativne funkcije i popis načela za pravilno upravljanje.

Međutim, vrijedi spomenuti da su od svih njegovih djela najpriznatija njegova načela. Konkretno 14 načela za pravilnu primjenu.

Obilježja upravnog postupka

Upravni postupak ima mnoštvo karakteristika i posebnosti, ovisno o tvrtki koja ga razvija, spominjemo najčešće:

Sastoji se od četiri međusobno povezane faze.
Ona mora obuhvatiti sve ciljeve koji se njome trebaju postići.
Svi oni radnici koji će sudjelovati u procesu moraju biti obaviješteni o istom.
Cilj mu je stvoriti putokaz za optimizaciju svake radnje uključene u upravni postupak što je više moguće.
Može ga koristiti bilo koja tvrtka, bez obzira na njegove karakteristike.
Provodi se s prethodno utvrđenim vremenskim horizontom. Na taj način nudi određenu fleksibilnost koja se prilagođava okolnostima.

Faze upravnog postupka

U definiciji smo rekli da se upravni postupak sastoji od niza faza: planiranje, organizacija, usmjeravanje i kontrola. U ovom ćemo ih dijelu razviti i objasniti. Naravno, prije svega, prikladno je znati kako su ove dvije faze odvojene:

Mehanička faza: Mehaničku fazu čine planiranje i organizacija. Mogli bismo reći da je to statični dio procesa.
Dinamička faza: Dinamičku fazu sa svoje strane čine usmjeravanje i upravljanje. U tom smislu riječ dinamičan odnosi se na kretanje.

Odnosno, nakon što smo planirali i organizirali, moramo izvršiti i pristupiti poslu.

U svakom slučaju, važnije od razlikovanja mehaničkog i dinamičkog jest poznavanje različitih stupnjeva koji ga čine:

Planiranje: Pokušajte rasporediti zadatke koji se trebaju izvršiti i riješite odgovarajuća pitanja koja će se kasnije izvršiti.
Organizacija: Ideja je vidjeti tko će biti zadužen za svaki zadatak, kojim redoslijedom i kakvu strukturu će projekt imati u svom izvršavanju.
Smjer: Uprava nije zadužena samo za slanje, ona je također zadužena za pomoć, podršku i intervenciju u bilo kojem sukobu koji se pojavi u postizanju ciljeva.
Kontrolirati: Kontrola se temelji na praćenju pouzdanih mjernih podataka koji vam omogućuju praćenje postizanja najvećih ciljeva.

Pogledajte faze upravnog postupka detaljno

Važnost upravnog postupka

Upravni postupak igra temeljnu ulogu u upravljanju poduzećem. Pretpostavlja da se putokaz treba slijediti tijekom određenog razdoblja, kako bi se postigli ciljevi koje je postavilo rukovodstvo.

Na taj će način praćenje svih faza uspostavljenih unutar upravnog postupka omogućiti organizaciji da poveća stupanj učinkovitosti kada je riječ o postizanju predloženih ciljeva. Ovaj postupak značit će smanjenje broja potrošenih resursa. Iz tog se razloga ti ušteđeni resursi mogu koristiti za druge radnje koje su korisne za tvrtku.

Među prednostima koje možemo istaknuti u upravnom postupku ističemo sljedeće:

Omogućuje tvrtki da u svakom trenutku ima buduće planiranje.
Bit će propisane radnje koje će se provesti u svakom od mogućih scenarija.
Jasno utvrđuje ciljeve koje određeno poduzeće ima u kratkom, srednjoročnom i / ili dugoročnom razdoblju.
Resursi su maksimalno optimizirani
Izbjegavajte suvišne troškove koji prethodno nisu bili predviđeni.
To može dovesti do povećane produktivnosti jer poboljšava koordinaciju između članova tima.

Na kraju, valja napomenuti da će savršeno osmišljeni administrativni postupak spriječiti pojavu događaja koji ruše sheme upravitelja. Slijedom toga, smanjit će se broj improviziranih mjera koje mogu dovesti do odluka koje su štetne za rad tvrtke.

Primjer upravnog postupka

Na primjer, pretpostavimo da smo planinari. Cilj nam je doći do vrha pet najviših planina na svijetu. Cilj je jasan, ali potreban nam je postupak kako bismo što sigurnije postigli svoje ciljeve. Odnosno, bez ugrožavanja našeg zdravlja.

Stoga će nam trebati postupak za postizanje našeg krajnjeg cilja: postići pet vrhova. Iako je svaki vrh različit, zauzvrat ćemo slijediti niz faza kako bismo dostigli svaki vrh (srednji ciljevi). Taj niz faza, koji su uobičajeni u postizanju ciljeva, nazivamo upravnim postupkom.

U tom smislu, svaka tvrtka ili organizacija koja namjerava postići ciljeve mora primijeniti administrativni postupak. Bez upravnog postupka vrlo je teško postići predložene ciljeve. Skoro nemoguće. Možete li zamisliti penjanje na Everest, a da ništa niste planirali, da niste trenirali i sve je izmaklo kontroli? Ista stvar događa se i u poslu.