Analiza procesa je metodologija koja opisuje različite korake koji čine proces.
Važno je napomenuti da je analiza svakog od koraka u procesu presudna jer neki od njih dodaju vrijednost, a drugi proizvode samo otpad. Analiza omogućuje prepoznavanje onih koraka koji su negativni za rad tvrtke. Pri provođenju analize procesa traži se smanjenje ili uklanjanje koraka koji proizvode otpad.
S druge strane, poznavanje i razumijevanje kako procesi djeluju pomažu u poboljšanju i osiguranju konkurentnosti tvrtke. To, budući da omogućuje općenito ispitivanje kako funkcioniraju procesi, pa čak i numeričke podatke. Ti podaci pružaju pokazatelje vremena potrebnog za proces, količine otpada, koliko je ljudi uključeno i potrebnih troškova.
U konačnici, ono što se traži prilikom izvođenja analize procesa jest razdvajanje koraka koji čine procese. Zatim proučite svaki korak zasebno da biste konačno utvrdili radi li ispravno ili ne, potražite načine da ih poboljšate.
Važni pojmovi u analizi procesa
Prije svega, najznačajniji pojmovi koje treba savladati za bolje razumijevanje analize procesa su:
Što je proces?
Proces je skup koraka ili aktivnosti povezanih sa svrhom postizanja određenog rezultata. Svaki postupak uključuje niz ulaza koji se transformiraju da bi se dobili izlazi. Izlazi odgovaraju krajnjem ili očekivanom rezultatu.
Što je analiza?
Sada je analiza metoda koja se sastoji od identificiranja komponenata koje čine cjelinu ili jedinicu. Zatim nastavljamo s odvajanjem svake od komponenata. Svaka komponenta mora se detaljno ispitati kako bi se znale njezine karakteristike, priroda i način rada.
Koraci za razvijanje analize procesa
Glavni koraci za provođenje analize procesa su sljedeći:
1. Identifikacija procesa
Da biste započeli s provođenjem analize procesa, prvo morate identificirati procese koji uzrokuju problem. To, kako bi ih poboljšali. Procesi koji se moraju poboljšati bit će oni koji ne ispunjavaju utvrđene ciljeve.
2. Imenovati radni tim
Nakon identificiranja procesa koji se trebaju poboljšati, sljedeći je korak odrediti skupinu ljudi koja bi ih trebala pregledati i analizirati. Najprikladnije će biti odabrati one ljude koji znaju za procese ili su s njima povezani.
Radni tim moraju činiti:
- Osoba koja preuzima ulogu vođe tima.
- Izvršni direktor tvrtke koji ima sposobnost donošenja odluka.
- Skupina radnika upoznata s postupkom.
- Radnici iz drugih odjela koji žele pomno pratiti poboljšanja.
3. Stvorite dijagram procesa
Zatim se izrađuje dijagram procesa. Ovaj dijagram olakšava grafičku vizualizaciju procesa koji treba poboljšati. Dijagram vam omogućuje da na jednostavan način razumijete postupak i da svakog člana tima smatrate odgovornim za zadatke koje moraju obaviti. U ovom je koraku prikladno definirati datume početka i završetka analize procesa.
4. Upoznajte trenutnu situaciju u procesu
Ovaj vam korak omogućuje da znate kako se proces razvija. Nakon toga se mora tražiti optimalan način njegove primjene kako bi se postigli bolji rezultati. Da bi se postiglo poboljšanje procesa, važno je znati mišljenja uključenih radnika. Također je potrebno pregledati numeričke podatke o učinkovitosti postupka, koji je konačni cilj procesa i prepreke koje na njega mogu utjecati.
5. Odredite aspekte za poboljšanje
Nakon poznavanja trenutne izvedbe postupka, važno je utvrditi koji su aspekti koje treba poboljšati. Aspekti koje treba poboljšati moraju biti povezani s očekivanim ciljevima procesa.
6. Redizajnirajte poboljšani postupak
Napokon, nakon izvršavanja svih prethodnih koraka, novi poboljšani postupak je redizajniran. Ovaj se redizajn može izvršiti sa svim informacijama do kojih je došlo tijekom gore spomenutih koraka. Redizajn novog procesa trebao bi biti usmjeren na postizanje ciljeva. Ako se postignu očekivani ciljevi, analiza je uspješna i tvrtka će raditi učinkovitije.
Prednosti provođenja analize procesa
Nesumnjivo, cilj provođenja analize procesa nije samo prikupljanje podataka i informacija. Važno je da se dobiveni podaci i informacije mogu koristiti za odgovarajuća i potrebna poboljšanja u procesima. Inače biste samo trošili vrijeme, trud i resurse.
Blagodati koje se mogu postići uporabom ove metodologije su:
- Poboljšati kvalitetu procesa.
- Povećati učinkovitost tvrtke.
- Smanjite troškove implementiranih procesa.
- Pojednostavite rad i aktivnosti.
- Učinite rad općenito učinkovitijim i sigurnijim.
Vrste analize procesa
Dvije najvažnije vrste analize procesa su:
- Analiza procesnog zadatka: U analizi procesnih zadataka glavni fokus su aktivnosti i zadaci koje ljudi obavljaju. Stoga su najvažniji u ovoj analizi ljudi ili ono što rade.
- Analiza proizvodnih procesa: Analiza proizvoda usredotočuje se na ono što se može učiniti na objektu. Najvažniji je predmet ili što se s njim može učiniti.
Naravno, u analizi možete pronaći redoslijed koraka cijelog postupka. Ovi koraci i njihov odgovarajući redoslijed mogu se grafički predstaviti pomoću određene simbologije.
Radni list za analizu procesa
Općenito, da biste izvršili analizu procesa, možete koristiti jednostavan list koji mora imati sljedeće stupce:
- Broj: Ovdje se bilježi broj koji odgovara svakom od koraka postupka, prema traženom redoslijedu.
- Koraci: Stupac koraka koristi se za bilježenje i opis svakog koraka koji se moraju slijediti u procesu.
- Teći: Simbologija koja se koristi za vizualizaciju tijeka procesa stavlja se u stupac protoka.
- Vrijeme: U ovom se stupcu koristi prikladna mjerna jedinica vremena za bilježenje izvedbe svakog koraka.
- Grafički simboli: U ovom odjeljku točan redoslijed svakog od koraka procesa predstavljen je simbolima.
Radni list analize procesa bit će predstavljen na sljedeći način:
Za kraj zaključujemo rekavši da je analiza procesa vrlo korisna metodologija za svaku tvrtku, jer kada se provede odgovarajuća analiza procesa, vrlo je lako identificirati i procijeniti sve korake koji podliježu poboljšanju u procesima koji predstavljaju neka vrsta problema. Uz to, pomaže u donošenju odluka o provedbi redizajna procesa koji se moraju poboljšati kako bi se ciljevi mogli postići.