Matrica prioritizacije alat je koji vam omogućuje usporedbu i odabir između određenih problema ili rješenja prioriteta za donošenje odluke.
Najvažnija stvar ove matrice je da pomaže odabrati opciju uzimajući u obzir popis alternativa na temelju određenih kriterija. Kriterij je parametar koji se uzima kao referenca za procjenu prioriteta i na njemu se može donijeti sporazumna odluka. Također omogućuje najbolju raspodjelu oskudnih resursa koji se posjeduju, tako da se koriste u skladu s prioritetima koji su predstavljeni.
Nadalje, ovaj je alat poznat i kao dijagram prioritizacije. Koristi se posebno na polju kvalitete. Vrlo je korisno odabrati alternativu između nekoliko mogućnosti.
Za što se prijavljuje matrica za određivanje prioriteta?
Matrica prioriteta primjenjuje se na:
1. Utvrdite koji će biti kriteriji ocjenjivanja i njihova procjena
U prvom redu je identifikacija kriterija i njihova evaluacija vrlo važna jer nam omogućuje određivanje njihove važnosti. Bez njih se ne bi mogao provesti postupak određivanja prioriteta ili razvrstavanja kriterija prema važnosti.
Budući da ti kriteriji i njihova procjena odražavaju koliko su važni svi zadaci od kojih se očekuje izvršenje. Nemajući ove parametre, ne može se napraviti ispravna klasifikacija.
2. Pojašnjenje problema
Drugo, razjašnjavanje problema je ključno, jer se u većini slučajeva problemi ne mogu razumjeti s potrebnom transparentnošću. Tek kad se problemi shvate, mogu im se dati najbolje rješenje.
3. Analiza rješenja
Treće, moraju se predložiti alternativna rješenja problema. Matrica prioriteta omogućuje predlaganje rješenja i predlaganje plana. Planom se određuje kako će se rješenje primijeniti.
4. Pronalaženje mogućnosti za poboljšanje
Četvrto, treba napomenuti da je poboljšanje procesa i aktivnosti nešto za čime se uvijek treba tražiti. Ali pogotovo kad se suočavaju s problemima. Poboljšanje je cilj kojem uvijek treba težiti.
Koraci za razvijanje matrice za određivanje prioriteta
Koraci koje treba slijediti za izradu matrice za određivanje prioriteta su sljedeći:
1. Utvrdite cilj koji se nadate postići
Iznad svega, matrica se mora razviti u cilju postizanja jasno definiranog cilja. Zbog toga je neophodno da se cilj navede na jasan, specifičan i konkretan način. Preporučljivo je dobro definirati cilj kako bi se znalo što se očekuje postići primjenom matrice prioriteta.
2. Utvrdite mogućnosti
Naravno, mora se sastaviti popis u kojem su zabilježene sve dostupne mogućnosti kako bi se mogao postići predloženi cilj. U nekim su slučajevima opcije možda već definirane. Ako je potrebno, trebaju se predložiti druge alternative, koje će predložiti članovi radne skupine. Među prijedlozima treba odabrati najprikladnije.
3. Utvrditi kriterije
Naravno, kriteriji koji se trebaju koristiti moraju se uspostaviti u skladu s očekivanim ciljem. Ljudi koji čine radnu skupinu definirat će kriterije koji se moraju uzeti u obzir. Na primjer, neki kriteriji koji bi se mogli uzeti u obzir bili bi vrijeme za izvođenje projekta, resursi potrebni za njegovu provedbu, radni kapaciteti osoblja, među kojima neke možemo spomenuti.
4. Ponderiranje kriterija
Ponderiranje kriterija podrazumijeva definiranje kvantitativne vrijednosti koju će imati svaki kriterij. Drugim riječima, mora se uzeti u obzir težina ili razina važnosti svakog od kriterija. U ovom je koraku tablica matrice prioriteta već razrađena.
5. Usporedba opcija
Zapravo se ovdje već može napraviti usporedba između opcija. Te se mogućnosti uspoređuju na temelju prethodno utvrđenih kriterija. Način njegove analize je poput slova L.
Budući da su na strani vertikalne osi opcije, a na bočnoj strani vodoravne osi korišteni kriteriji. Stoga je svaka opcija povezana sa svim kriterijima, stavljajući vrijednost u svaki slučaj.
6. Odaberite najbolju opciju
Konačno, za odabir najbolje opcije, svaka se opcija uspoređuje sa svim kriterijima. A onaj koji se smatra najboljim odabire se za postizanje utvrđenog cilja.
Primjer matrice za određivanje prioriteta
Da bismo lako ilustrirali primjenu matrice prioriteta, slijedit ćemo prethodne korake:
1. Uspostavite cilj koji želite postići
Cilj nam je odabrati najboljeg profesora ekonomije.
2. Utvrdite mogućnosti
Profesori koji predaju nastavu ekonomije su:
- Manuel Ramos.
- Luisa Fernández.
- Carlos Lara.
3. Utvrditi kriterije
- Domena predmeta.
- Jednostavnost objašnjenja.
- Preostali broj zadataka.
- Puntualnost.
- Objektivnost za kvalificiranje.
4. Ponderiranje kriterija
- Ovladavanje temom → 40
- Jednostavnost objašnjenja → 30
- Preostali broj zadataka → 10
- Točnost → 10
- Objektivnost za kvalificiranje → 10
5. Odaberite najbolju opciju
U ovom je slučaju najbolja opcija Manuel Ramos jer je prema procijenjenim kriterijima on najbolji koji je postigao ocjenu.
Prednosti primjene matrice prioriteta
Glavne prednosti primjene matrice prioriteta su:
- Prilično je fleksibilan: Može se koristiti s velikom fleksibilnošću, jer još uvijek može povezati nekoliko opcija i malo kriterija. Ili, naprotiv, mnogo opcija i mnogo kriterija.
- Jednostavno se koristi u radnim grupama: Ovaj je alat vrlo jednostavan za upotrebu u radnim timovima, trebate samo zaslon, ploču ili ploču.
- Jednostavno procijeniti: Kad se koristi za parametre, lako je moći procijeniti, čak i kada postoji mnogo opcija i parametara, jer se mogu koristiti računalna sredstva.
- Lako se dogovoriti: Pomoću ove matrice vrlo je jednostavno dogovoriti se o odabiru najbolje opcije.
Napokon, možemo reći da je matrica prioriteta jednostavan alat za pronalaženje najboljih rješenja za rješavanje problema. Osim toga, može se koristiti u bilo kojem području ili području poslovnih aktivnosti i drugim vrstama odluka u svakodnevnom životu ljudi.