Formalna organizacija je ona koja se planira i koja uspostavlja skup pravila, struktura i postupaka koji omogućuju naručivanje aktivnosti organizacije.
Formalna organizacija temelji se na podjeli rada, definiciji različitih razina vlasti i stvaranju komunikacijskih kanala između radnika.
Njegovu strukturu i smjernice planiraju administratori organizacije i obično se odražavaju u dokumentima, standardima, procesima i organizacijskim shemama.
Odnosi izvan formalne organizacije smatraju se neformalnim organizacijama koje nastaju spontano između suradnika.
Komponente formalne organizacije
- Dobro definiran skup pravila i postupaka: Koji su prethodno dizajnirani da bi se postigao neki cilj ili cilj.
- Ciljevi i strategije: Kratkoročni i dugoročni ciljevi definirani su zajedno sa strategijama za njihovo postizanje.
- Simbolički status: Struktura daje određeni status članovima prema njihovom položaju i relativnoj moći.
- Definirane aktivnosti: Organizacija definira aktivnosti svakog člana organizacije. Utvrđuju se obveze i ograničenja.
- Komunikacijski kanali: Postoje definirani komunikacijski kanali koji moraju biti u skladu s hijerarhijom i postupcima organizacije.
- Postupci koordinacije: Definirani su postupci i mehanizmi za koordinaciju aktivnosti različitih članova organizacije.
Podrijetlo formalne organizacije
Izvor ove vrste organizacije je dizajn koji su stvorili vlasnici i administratori koji žele definirati strategije za uspješno postizanje svojih ciljeva.
Postoje najmanje tri ključna elementa koja definiraju ovu organizaciju:
- Podjela rada: Sastoji se od podjele posla na nekoliko osnovnih aktivnosti kako bi se radnici mogli specijalizirati i tako biti produktivniji.
- Departmentalizacija: Sastoji se od stvaranja različitih odjela u istoj organizaciji tako da je svaki od njih odgovoran za određenu aktivnost ili cilj. Tako na primjer: odjel za marketing ili odjel za odnose s javnošću. Kako organizacija raste, odjeli postaju sve složeniji i obično se stvaraju južni odjeli ili pododjeli.
- Kontrolirati: Sastoji se od stvaranja mehanizama za kontrolu i mjerenje razvoja aktivnosti organizacije.
Odnos neformalne i formalne organizacije
Neformalna organizacija može dopuniti ili ojačati formalnu organizaciju dobrim odnosom i suradnjom između članova organizacije. Međutim, neformalna organizacija također može oslabiti formalnu. To se događa kada je zavist, antagonizam ili kad je neformalna uloga jača od formalne.
Primjer u kojem se formalno ne poklapa s neformalnim jest kada, prema utvrđenoj organskoj strukturi, postoji šef odjela, ali u praksi svi slijede ideje i smjernice druge osobe koja, iako nema položaj šef, ima vrlo snažnu osobnost i vodstvo.
Primjer formalne organizacije
Na slijedećoj slici možemo vidjeti organizacijsku shemu dizajniranu kao dio formalne organizacije tvrtke:
