Plaćanje je plaćanje novčanog iznosa namijenjenog gašenju obveze. Iako je trošak dobrovoljan, budući da ga možemo potrošiti ili ne, plaćanje je onaj novčani iznos koji će podmiriti obvezu.
Trošak znači smanjenje kapitala uslijed kupnje robe ili potražnje za uslugom. Knjiži se u računu dobiti i gubitka. Kada govorimo o potrošnji, govorimo u ekonomskom smislu.
S druge strane, plaćanje znači odljev gotovine za kupnju robe ili potražnju za uslugom. Knjiži se u bilanci. Kada govorimo o plaćanju, govorimo o tome financijski uvjeti.
Vrlo je važno razlikovati ove pojmove kako bi se vodilo ispravno poslovno računovodstvo.
Primjer razlike između troškova i plaćanja
Da bi bilo jasnije, vidjet ćemo sljedeći primjer:
Tvrtka igračaka kupuje 1000 kg plastike od dobavljača za izradu nove dječje igračke po cijeni od 1 € / kg. Odavde se možemo naći u dvije situacije, da je plaćanje odgođeno ili u gotovini. Ako postoji odgođeno plaćanje, ova kupnja će imati trošak od 1000 eura. Stoga će to dovesti do smanjenja vaše imovine. Kupnja po ovom terminu znači da ćete je vjerojatno vratiti za 30, 60 ili 90 dana, ovisno o dogovoru s dobavljačem. Zato to nije plaćanje već trošak. Ako se kupnja dogodi pri kraju godine, moguće je da će se isplata od 1000 € dogoditi sljedeće godine. Kada tvrtka za igračke konačno plati kupnju plastike, možemo reći da je do isplate došlo jer je došlo do odljeva gotovine, odnosno smanjenja blagajne tvrtke.
Iz ovog primjera možemo izvući sljedeća zapažanja:
- Trošak ne mora biti plaćanje, niti obrnuto.
- Moguće je da se trošak i plaćanje odvijaju istovremeno. To će se dogoditi kada se uplata izvrši u gotovini.
Ukratko, trošak ne znači da tvrtka plaća dobro ili stečenu uslugu, izvršit će se samo odgovarajući knjigovodstveni unos, ali ne i kao plaćanje - osim ako nije bilo u gotovini - dok se plaćanje događa kada tvrtka plati - vrijedno višak - za robu ili kupljenu uslugu, bilo u gotovini, čekom ili bankovnom doznakom.
Također je vrlo važno znati razliku između dohotka i naplate.