Mapa procesa je dijagram koji vam omogućuje da grafički vidite sve procese koji se provode u organizaciji i njihove međusobne odnose.
Svakako, dijagram omogućuje promatranje svih procesa koji se razvijaju u tvrtki. Isto tako, faze koje čine svaki od procesa na specifičan način. Ovim se dobiva zajednička vizija svih aspekata povezanih sa svakim postupkom.
Osim toga, možete vidjeti sve međusobne odnose između faza svakog procesa. Kao i veze između svih procesa, a sve se odražava u jednom grafikonu koji je mapa procesa.
Drugim riječima, grafika predstavlja opću vizualizaciju sustava kako je organizirana cijela tvrtka. To kroz svoje procese i svoje međusobne odnose.
Koraci za stvaranje mape procesa
Najvažniji koraci za izradu mape procesa su:
1. Razgraničenje procesa
Kao što svi znamo, postupak može biti vrlo opsežan, pa je prikladno napraviti ispravno razgraničenje. To podrazumijeva da se prilikom razgraničenja postupka mora razraditi shema koja okuplja sve elemente sustava koji će biti predstavljeni. Shema omogućuje ovaj opsežni postupak da se vidi jednostavno i jasno.
2. Identifikacija elemenata
S druge strane, element je sve ono što može utjecati na proces i sustav u cjelini. To mogu biti aspekti poput infrastrukture tvrtke, kao i elementi koji su potrebni na ulazu i izlazu svakog procesa. Procesna karta prikazuje sve ove elemente i odnose koji su uspostavljeni između njih.
3. Identifikacija operativne linije
Slično tome, identifikacija operativne ili funkcionalne linije omogućuje promatranje slijeda koji se mora slijediti za provođenje svakog postupka. Iz tog je razloga u procesnoj karti moguće utvrditi strukturu i rute kojima se mora slijediti u operativnoj liniji.
4. Dodajte procese podrške
Naravno, procesi podrške mogu pomoći u radu operativne linije i linije upravljanja. Svi procesi podrške pomažu u poboljšanju performansi cijelog sustava, zbog čega ih je potrebno prilagoditi operativnoj liniji. Procesi potpore uglavnom su administrativne aktivnosti.
5. Dodajte procese koji utječu na sustav
Umjesto toga, postoje procesi unutar organizacije koji mogu utjecati na performanse cijelog sustava. Stoga se u ovom koraku u proces dodaju svi funkcionalni organi koji utječu na cijeli sustav. To bi mogla biti područja poput povratnih informacija i kvalitete koja utječu na cjelokupni proces općenito.
Zašto se izrađuje karta procesa?
Izrada mape procesa može za tvrtku generirati mnoge koristi, a najvažnije su:
- Znati kako se trenutno razvijaju zadaci i poslovi u organizaciji.
- Povećajte kvalitetu svega što se radi unutar tvrtke.
- Poboljšati procese koji se provode u organizaciji.
- Stvarajte i razvijajte nove i različite načine rada, posebno kada prolazite kroz krizna vremena.
- Izmjerite i procijenite što se radi. Zatim, s rezultatima, ojačajte akcije i izvedbu.
Simbologija koja se koristi u procesnim kartama
Veliki broj simbola koristi se u procesnoj mapi i svaki od njih ima značenje. Neki od najčešće korištenih simbola su:
1. Strelice
Stvarno, strelice pokazuju smjer kojim se slijede tokovi. Pomaže u čitanju dijagrama toka jer on pokazuje smjer procesa. Na primjer, slijeva udesno ili odozgo prema dolje.
2. Pravokutnici
Dok pravokutnici predstavljaju funkciju koja se mora izvesti i provesti. Koristi se vrlo često, jer prikazuje radnju, operaciju ili zadatak koji se mora izvršiti.
3. Ovali
S druge strane, ovali označavaju početak ili kraj procesa. To su točke u dijagramu toka koje pokazuju gdje započinjete i gdje završavate. Obično postoji samo jedan početak, ali oni mogu imati više završnih točaka za svaki korak.
4. Dijamanti
Isto tako, dijamanti predstavljaju važnu točku u kojoj se mora donijeti odluka. Strelice koje su označene s da ili ne općenito proizlaze iz ove brojke. Naravno, iz svakog dijamanta izlazi samo jedna strelica.
Drugim riječima, nakon svake točke odluke slijedi strelica označena s da ili ne. Druga opcija može biti istinita ili lažna.
5. Paralelogram
Slično tome, upotreba paralelograma odražava ulaze i izlaze procesa u dijagramima toka.
Vrste procesa
Procesi koji se mogu vizualizirati na mapama procesa su:
1. Ključni procesi
U prvom redu, ključni procesi usmjereni su na dodavanje vrijednosti. Stoga su izravno povezani s robom i uslugama koje nudi tvrtka. Stoga klijent izravno cijeni rezultat tih procesa.
Naravno, ti su procesi ključni jer mnoga funkcionalna područja interveniraju kako bi se izvršila i iz tog razloga zahtijevaju više resursa.
Osim toga, to su procesi koji pomažu u postizanju ciljeva, uspostavljanju politika, korištenju strategija i općenitom poslovanju tvrtke.
2. Strateški procesi
Drugo, strateški procesi su uspostavljeni od strane višeg menadžmenta, jer oni definiraju kako organizacija djeluje i kako se generira vrijednost. Služe kao podrška posebno u odlučivanju o strateškom procesu. Strateški proces uključuje planiranje, provedbu strategije i kontinuirano poboljšanje organizacije.
3. Procesi podrške
Treće, procesi podrške podržavaju ključne procese i strateške procese. Oni su ključni za postizanje ciljeva svih procesa i sustava tvrtke općenito.
Konačno, možemo zaključiti da je mapa procesa ključna za globalnu viziju rada organizacije i svih njezinih procesa. Pomaže razumjeti i jasno definirati funkcije i aktere koji ih izvršavaju. Sve to, uzimajući u obzir organizaciju kao upravljanje procesima koji su međusobno povezani kako bi se postigao konačni rezultat.
