Proračun zasnovan na nuli dokument je koji odražava koliko i gdje su raspoređeni resursi tvrtke, s ciljem postizanja veće profitabilnosti i učinkovitosti preraspodjelom stavki troškova.
Drugim riječima, proračun zasnovan na nuli nadilazi redoviti proračun ili standardno izvješće.
To je financijska i računovodstvena tehnika koja nam omogućuje prepoznavanje neučinkovitih, pa čak i beskorisnih troškova. Polazeći od ove baze, cilj je promovirati stavke troškova koje imaju veći pozitivan utjecaj na tvrtku. Kako? Smanjivanje ili uklanjanje onih koji ne vrijede.
Čest je primjer kada se slični troškovi udvostruče. Može biti slučaj da je tvrtka ugovorila dvije simultane internetske linije od različitih pružatelja usluga. U ovom bismo scenariju trebali razmotriti uklanjanje jednog od dva davatelja i zadržati onoga koji nam pruža istu uslugu po najnižoj cijeni.
Faze nultog proračuna
Tijekom pripreme proračuna koji se temelji na nuli, mora se slijediti niz koraka kako bi rezultat bio ono što stvarno očekujemo. Očekuje se da će ovaj proračun transformirati tvrtku općenito. To bi, budući da bi preraspodjela troškova utjecala na sve razine i odjele toga.
Tada bi se postupak izrade proračuna na osnovi nula izvodio ovako:
Na taj se način, na temelju ovih pet faza, može izvršiti promjena na svim razinama organizacije na praktički sveobuhvatan način.
- Postavljanje primarnog cilja: Prije nego što počnemo razvijati posao, jasno je da proračun temeljen na nuli pretpostavlja ono što želimo postići ili poboljšati u našoj tvrtki. Primjer se događa kada je cilj smanjiti troškove kako bi se nadoknadila određena niska faza prihoda poduzeća. To se događa ako tvrtka posjeduje tvrtku koja bolje funkcionira u određenim sezonama godine. Dobar primjer za to su tematski parkovi ljeti i zimi.
- Definicija razina odlučivanja: Ova je faza zadužena za definiranje razina kontrole uspostavljene između različitih naredbenih linija tvrtke. Za to je optimalno imati nekoliko linija, ali s velikom fluentnošću komunikacije i prisutnošću u kojoj se gotovo sve razine mogu osjećati identificirano. Primjer je slučaj velike tvrtke koja je podijeljena u mnoštvo odjela. Da bi između njih postojala dobra komunikacija i kretanje prema istom smjeru, naredbe odjela zajedno s općim zapovjedništvima satnije moraju biti dobro definirane. Tako bi se, na primjer, mogli utvrditi i analizirati problemi koji mogu postojati u raznim odjelima.
- Razvoj strategija odlučivanja: Na temelju jednog ili više definiranih ciljeva i učinkovite razine odlučivanja, nastavit ćemo s provedbom strategije koja nam omogućuje postizanje ciljeva na svim razinama. Primjer su minimalni ciljevi utvrđeni u ugovorima o radu koji imaju varijabilnu naknadu prema prodanim proizvodima ili uslugama.
- Izvršenje strategija: Tu započinje strategija razvijena na svim razinama organizacije za postizanje utvrđenih ciljeva. U ovoj se fazi stavljaju na kušnju ciljevi i nova stvarnost tvrtke te se uvode određene promjene kako bi se proces poboljšao. Neki slučajevi koji mogu poslužiti kao primjer su kada srednji menadžment smatra da su ciljevi iznad ili ispod mogućnosti njegovog odgovornog osoblja. Slijedom toga, minimalno opterećenje koje treba postići bit će spušteno ili povećano.
- Pregled procesa: U ovoj posljednjoj fazi postupka provjerava se ispunjavaju li se ciljevi, rokovi i način na koji je strategija razvijena. Ovime žele identificirati, na primjer, poroke koji se mogu dogoditi. Nešto je čest slučaj akumuliranja određenih općih troškova bez identificiranja njihove posebne korisnosti ili odredišta. Na taj se način može liječiti od nabave kave za zaposlenike do folija za ured. Definiranje ovih troškova omogućuje nam analizu potreba tvrtke i kako bi se postupak mogao poboljšati.
Dakle, iako postupak ima pet faza i svaka od njih zahtijeva prethodnu koja mu prethodi, ovisno o poslovnom modelu i njegovoj potrebi, mogao bi se prilagoditi s još više faza.
Prednosti i nedostaci proračuna zasnovanog na nuli
S obzirom na to da proračun zasnovan na nuli zahtijeva puno rada i utječe na način na koji se stvari rade u tvrtki, sljedeće će razotkriti snage i slabosti koje njegova primjena i provedba mogu značiti:
S obzirom na to da prednosti nadmašuju nedostatke samo pravilnim provođenjem postupka, na svim razinama je isplativo usvojiti proračun zasnovan na nuli.
Drugim riječima, uspješnim dovršavanjem svake faze procesa, tvrtka prelazi od situacije određene neučinkovitosti i neizvjesnosti do utvrđivanja određenih ciljeva, uskog proračuna i preraspodjele resursa. To će tvrtku učiniti ekonomski održivijom.
Primjeri proračuna koji se temelje na nuli
Situacije u kojima je ostvarenje proračuna zasnovanog na nuli dovelo do utvrđivanja određenih neravnoteža ili problema u poduzeću objasnit će se u nastavku:
- Dupliciranje troškova: Utvrdite dvostruke troškove, odnosno oni pružaju istu uslugu i jedna tvrtka koja ih pruža je korisna za nas. Primjeri su telefonija, pretplata na sličan softver, kupnja proizvoda iste prirode itd.
- Utvrđivanje suvišnih ili nepotrebnih troškova: Tijekom postupka proračuna koji se temelji na nuli, možemo pronaći stavke troškova koje nemaju nikakvog smisla. Primjeri su troškovi naknada za zaposlenike, a da oni nikamo ne putuju.
- Prognoza troškova: Trudimo se trošiti prema potrebama tvrtke, bez ekscesa. To se, na primjer, događa u sezonskim poduzećima koja moraju prilagoditi raspodjelu resursa prema ljetnom razdoblju. Primjer je da će se za restoran kupovina sladoleda u većoj mjeri obavljati ljeti nego zimi.
- Raspodjela troškova prema omjerima: Iako svi odjeli mogu imati svoju specifičnu dodjelu, odjel koji ima najveći povraćaj ulaganja u ono što se na njega ulaže, najisplativije će povećati ulaganje u njega. Jedan odjel koji se u velikoj mjeri oslanja na ovu vrstu vizije je odjel za marketing.
Ovo su neke od situacija koje se mogu naći u tvrtkama. Ovisno o sektoru, veličini i poslovnom modelu organizacije, jedne ili druge točke poboljšanja ili ispravljanja nastojat će se naći tijekom pripreme proračuna koji se temelji na nuli.
Zadani troškovi