Funkcije administrativnog pomoćnika su one koje proizlaze iz administrativnog posla u uredu. Oni se kreću od korisničke službe do upravljanja dokumentima tvrtke.
Posao administrativnog pomoćnika ima više zadataka i s administrativnog je gledišta osnova svakodnevne djelatnosti poduzeća.
Iako je najčešće ovo profesionalno radno mjesto s najnižim rangom i plaćom u strukturi poduzeća, ovaj tip profila obavlja brojne i različite osnovne funkcije tijekom rada tvrtke.
Za svoj rad asistent mora imati dokazivo znanje i vještine o elementima ureda.
Posebno je važna domena osnovnog softvera za automatizaciju ureda proširena među poslovnim tkivom, kao i drugi specifični programi za određene sektore (grafički dizajn, vektori, programiranje, aktuarske znanosti …)
Uz to, obično je potrebno da ovaj profil rukuje računalnom opremom ili imovinom koja je široko rasprostranjena u uredima svih vrsta. Primjeri toga su računala, fotokopirni strojevi i druga oprema za obradu i arhiviranje dokumenata.
Funkcije administrativnog pomoćnika
Administrativni asistent svakodnevno obavlja veliki broj zadataka u tvrtki. Svi se oni mogu kategorizirati na sljedeći način i zahtijevaju niz kompetencija:
- Služba za korisnike licem u lice: Asistent je prva javno dostupna osoba i služi kao filtar za klijente objekata svake tvrtke.
- Upravljanje komunikacijama: Ovaj bi stručnjak trebao organizirati telefonske i e-mail kontakte. Također je uobičajeno da koordinirate društvenim mrežama ili web elementima u nedostatku određenih stručnjaka za te funkcije.
- Primanje, upravljanje i slanje dokumentacije: Uobičajeno je da administrativni pomoćnici djeluju kao voditelji prtljage i dokumenata, raspoređujući ih po različitim odjelima.
- Svakodnevni zadaci upravljanja: Vrlo često ti radnici ispunjavaju osnovne zadatke automatizacije ureda, poput stvaranja različitih vrsta sadržaja i pripreme dnevnog reda osoblja. Najistaknutiji su oni za naplatu, računovodstvo ili upravljanje dokumentima i datotekama.
- Odnos s trećim stranama: Tvrtke moraju uspostaviti komunikaciju s drugima, poput dobavljača ili javnih regulatora. Često je administrativni pomoćnik odgovoran za održavanje protoka informacija.
- Podrška višem osoblju ili nadzornicima: Kao i u prethodnoj točki, mnogi asistenti izvršavaju zadatke podrške za druga područja tvrtke s administrativnog gledišta.
Radno mjesto administrativnog pomoćnika
Ova vrsta profesionalaca može se naći u svim vrstama tvrtki, bez obzira na njihovu veličinu i gospodarski sektor u kojem sudjeluju.
Istodobno, prisutan je i u privatnim i u javnim tvrtkama s pristupom putem oporbe.
Zahvaljujući razvoju novih digitalnih okruženja i usponu novih telekomunikacija, profesionalni profil administrativnog pomoćnika stekao je nove funkcije za obavljanje.
To je utjecalo na potrebu za obukom za popunjavanje ove pozicije u tvrtki. Obično se ova priprema regulira u tečajevima stručnog usavršavanja usmjerenih na poznavanje administracije ili financija tvrtke.
