Upravljanje procesima pristup je koji organizaciju smatra mrežom povezanih i međusobno povezanih procesa. Stoga je to način upravljanja organizacijom na temelju procesa koji se provode.
Nesumnjivo je da je proces slijed aktivnosti kojima je cilj dodavanje vrijednosti ulaznim podacima za postizanje rezultata ili rezultata. Sav izlaz mora zadovoljiti potrebu ili zahtjev unutarnjeg ili vanjskog kupca tvrtke.
Naravno, svaki postupak, bilo jednostavan ili kompliciran, velik ili mali, mora imati ulaz, transformaciju i izlaz. Ulaz je bilo koji resurs ili unos koji se moraju transformirati. Transformacija je radni proces koji dodaje vrijednost ulaznim podacima i daje rezultat. Rezultat predstavlja konačni rezultat, poput dobra ili usluge koja uspijeva zadovoljiti potrebu.
Uz to, upravljanje usmjereno na procese suprotno je tradicionalnoj strukturi organizacija temeljenih na funkcijama. Temeljna je ideja dodati vrijednost unutarnjim i vanjskim kupcima. Iz tog se razloga traži kontinuirano poboljšanje svih procesa kroz njihovu identifikaciju, opis i dokumentaciju.
Kako znati je li neka aktivnost proces?
Zapravo se ne mogu sve aktivnosti koje se provode u poduzeću smatrati postupkom. Da biste aktivnost smatrali postupkom, morate:
1. Imati jasnu misiju i svrhu
Svaka aktivnost klasificirana kao proces mora odgovarati misiji i svrhama koje je utvrdila organizacija. Te aktivnosti moraju odgovarati onome što tvrtka očekuje da će biti učinjena.
2. Aktivnost mora biti precizno definirana
Svi članovi organizacije moraju precizno znati kako svaki postupak treba provesti. Čak i kad je zaposlen novi zaposlenik, možete imati pristup dokumentiranim izvorima koji pokazuju kako se svaka aktivnost provodi.
3. Mora sadržavati ulaze i izlaze
Naravno, svaki postupak mora imati ulazne podatke ili sirovine koji se moraju pretvoriti u konačni rezultat. Rezultat je ono što je poznato kao rezultat procesa koji dodaje vrijednost za unutarnje i vanjske kupce.
4. Mogu se identificirati dobavljači, kupci i konačni proizvod
Naravno, dobavljači će biti svi oni koji opskrbljuju inpute ili sirovine za provođenje postupka. Klijent će biti primatelj robe ili generirane usluge. Dok je konačni proizvod izlaz vrijednosti koju proces generira.
5. Aktivnost se može podijeliti na zadatke ili potprocese
Svaki postupak može imati jedan ili više zadataka koje će provoditi jedan ili skupina ljudi odgovornih za njegovo izvršenje.
6. Može se dokumentirati
Sve ove aktivnosti mogu se dokumentirati pomoću metodologije upravljanja procesom, definirajući vrijeme, resurse i troškove. Sav ovaj dokumentirani zapis osigurava poštivanje standarda kvalitete.
7. Ima dodjelu odgovornosti
Svakako, postupak se dijeli na zadatke koji se moraju provoditi u odjelu ili u nekoliko odjela tvrtke. Svaka bi aktivnost trebala dodati vrijednost internim kupcima, ako govorimo o potprocesu, ili vanjskim, ako je to zadnja faza izlaska iz procesa. Na svakom koraku mora biti osoba zadužena za svaki od izlaza.
Zašto je važno biti temeljen na procesu?
Logično je pretpostaviti da upravljanje procesima definira procese koji se moraju provesti na prethodno strukturirani način, neprestano ih preispitujući kako bi se pronašle mogućnosti za poboljšanje. To budući da, ako se procesi organizacije kontinuirano poboljšavaju, to pomaže poboljšati ukupnu funkciju organizacije.
Zapravo, usredotočenost na procese omogućuje cjelovit uvid u poslovanje tvrtke općenito i na globalnoj razini. Također prepoznaje da tvrtka mora imati vodoravnu strukturu kako bi u potpunosti odgovorila na ciklus procesa.
Uz to, svi procesi traže zadovoljstvo kupaca. Kada se govori o mikro procesu, on uključuje samo interne procese koji zadovoljavaju potrebe internih kupaca. Sada makro proces uključuje i unutarnje i vanjske procese kako bi se zadovoljili unutarnji i vanjski kupci organizacije.
Slično tome, s fokusom na procese, tvrtka će moći postići konkurentsku prednost, budući da ova vrsta administracije daje prednost zadovoljstvu kupaca. To znači da su tvrtke prisiljene maksimalizirati svoju učinkovitost. Slijedom toga, nužno je da organizacije nastoje kontinuirano poboljšavati svoje procese i, pak, tvrtke općenito, nudeći bolja rješenja za probleme kupaca.
Prednosti upravljanja procesima
Upravljanje procesima ima sljedeće prednosti:
1. Smanjite nepotrebne interne troškove
Za početak, tvrtka može smanjiti nepotrebne troškove unutar svojih procesa, jer može eliminirati zadatke ili korake koji ne dodaju vrijednost. Stoga, ako se uklone nepotrebni koraci, uklanjaju se i troškovi.
Eliminacijom aktivnosti bez dodavanja vrijednosti, postupak postaje precizniji i tvrtka se može više usredotočiti na ispunjavanje zahtjeva, potreba i očekivanja kupaca. Sve skupa štedi resurse kao što su vrijeme, novac i ljudski napor.
2. Skratite vrijeme isporuke
Zatim se vremenska ograničenja ili vremena izvedbe mogu skratiti identificiranjem zastoja u procesnom ciklusu. Iz tog razloga procesi se eliminiraju i pojednostavljuju.
3. Poboljšava kvalitetu i uslugu koju kupac doživljava
S druge strane, poboljšanjem kvalitete i ponuđenih usluga, klijent bolje zadovoljava svoje potrebe. Navođenje kupaca da žele održavati odnos s tvrtkom.
4. Uključite dodatne uslužne aktivnosti
Isto tako, ovaj pristup vrlo lako dodaje dodatne pogodnosti korisničke usluge. Ovi agregati usluga imaju nisku cijenu i klijent ih lako može shvatiti.
Karakteristike organizacija koje koriste upravljanje procesima
1. Proces prevladava nad strukturom
Prije svega, tvrtke koje primjenjuju upravljanje procesima smatraju da struktura tvrtke nije ništa drugo do infrastruktura za provođenje procesa. Stoga oni daju važnost procesima i strategije se izrađuju na temelju procesa.
2. Njegova je organizacija transverzalna
Drugo, upravljanje procesima tjera organizacije da se konfiguriraju kao skup ili sustav procesa i potprocesa koji omogućuju postizanje ciljeva. Glavni cilj svih procesa je generiranje vrijednosti za kupca.
3. Korištenje informacija
Treće, organizacije daju veliku vrijednost informacijama o različitim procesima i aktivnostima koje se moraju provesti. Stalni protok informacija neophodan je za uspješno poslovanje u svim procesima i općenitom poslovanju tvrtke.
4. Oni su generatori vrijednosti
Napokon, organizacije koje primjenjuju upravljanje procesima generatori su vrijednosti. Iz istog razloga što se temelji na procesu, svaki je izlaz dodana vrijednost kroz proizvode i usluge koje nude. I to je temeljna svrha svakog postupka.
Koraci upravljanja procesom
Najvažniji koraci u provedbi upravljanja procesima su:
1. Informacije, osposobljavanje i sudjelovanje
Upravljanje procesima je novi način upravljanja. Stoga je neophodno da svi budu informirani i obučeni prije provođenja procesa. Uz to, svi moraju biti informirani o ciljevima koje proces traži, koje su njegove faze i koja je suradnja potrebna.
2. Identifikacija procesa
Naravno, procesi moraju biti jasno identificirani. Stoga se mora napraviti popis svih procesa koji se provode. Svaki postupak mora imati:
- Ime.
- Aktivnosti i koraci koje morate poduzeti.
- Procesna karta.
3. Odabir relevantnih procesa
Treba napomenuti da su relevantni procesi oni koji dodaju najveću vrijednost i vrlo su važni za učinkovito poslovanje tvrtke. Iz tog razloga imaju značajan utjecaj na strateške ciljeve tvrtke.
4. Uspostavite odgovornog
Nakon što se utvrde relevantni procesi, dodjeljuje im se voditelj. Odgovorna osoba mora imati odgovornost i autonomiju potrebnu za ispunjenje strateških ciljeva.
5. Analiza procesa i otkrivanje problema
Svaki se postupak analizira bez obzira ispunjava li predložene ciljeve ili ne. Ako ih netko od njih ne ispuni i ne predstavlja problem, moraju se na odgovarajući način preoblikovati.
6. Ispravljanje problema
Nakon što se utvrde problemi koji imaju najveći utjecaj na ciljeve i klijente, traži se rješenje za njih. To definira radnje koje se moraju slijediti kako ne bi utjecale na izvedbu procesa i organizaciju u cjelini.
7. Korištenje pokazatelja
Napokon, procesi će se povremeno ocjenjivati. O ovoj procjeni ovisit će jesu li u skladu s predloženim pokazateljima. Pokazatelji su vrlo važni za analizu stvarne izvedbe procesa i za utvrđivanje slabih točaka. Sve to, kako bi se primijenile korektivne mjere.
Da zaključimo, možemo reći da upravljanje procesima povećava učinkovitost organizacija. To zato što će njegov uspjeh ovisiti o adekvatnom izvršavanju njegovih procesa, koji moraju biti jasno dokumentirani. Ali, prije svega, moraju biti usmjereni na stvaranje vrijednosti za kupca.
