Planiranje je prvi korak u upravnom procesu. Planiranje se sastoji od definiranja strategija koje pomažu u postizanju prethodno utvrđenih ciljeva.
U osnovi, planiranje je alat koji se koristi u upravljanju za postavljanje ciljeva i odabir sredstava za njihovo postizanje. To omogućuje praćenje konkretnog i definiranog načina djelovanja. Planiranjem možete odrediti što će se raditi, kako će se to raditi, gdje i kada i koliko će nas koštati.
Slično tome, ovaj alat za planiranje omogućuje nam da u sadašnjem trenutku odlučimo što ćemo raditi u budućnosti. Prvo se definira problem, zatim se analizira prošlost i sastavlja plan koji moramo slijediti.
Koraci planiranja
Zapravo, svaka tvrtka ili organizacija postoji da bi postigla određeni cilj. Stoga misija mora opravdati razlog postojanja tvrtke u ovom trenutku. Iako vizija ukazuje na ono što se tvrtka nada biti u budućnosti.
Stoga jasna definicija misije, vizije i vrijednosti tvrtke određuje vrstu klijenata kojima služi, proizvode koje nudi i potrebe koje zadovoljava. Planiranje mora biti u skladu s ovim temeljnim aspektima organizacije.
Glavni koraci koje treba slijediti u procesu planiranja su:
1. Procijenite trenutno stanje
Prvo, procjena situacije trebala bi uključivati analizu čimbenika koji su najvažniji za tvrtku. Ti čimbenici mogu biti ekonomski pokazatelji, tržišni trendovi, konkurencija i resursi kojima tvrtka raspolaže.
Odnosno, planiranje polazi od okruženja organizacije. Ovim se utvrđuje svrha tvrtke i definiraju kratkoročni, srednjoročni i dugoročni ciljevi koji se očekuju da se postignu. Nastojanje iskorištavanja prilika i izbjegavanje prijetnji iz okoline.
2. Definicija ciljeva i zadataka
Drugo, ciljevi i zadaci definiraju najvažnije stvari koje se organizacija nada postići kratkoročno, srednjoročno i dugoročno. Ciljevi moraju biti jasno definirani, stoga moraju biti realni, mjerljivi i relevantni za organizaciju.
Ciljevi su naravno zajedničke točke na kojima svi zaposlenici tvrtke moraju raditi. Postati ključne točke koje usmjeravaju postupke i aktivnosti ljudi.
3. Pripremite akcijski plan
Treće, ako se žele postići ciljevi, potrebno je definirati akcijski plan. Akcijski plan ukazuje na specifične aktivnosti koje treba provesti kako bi se ispunili ciljevi. Također, ove konkretne akcije mogu biti strategije ili taktike koje se moraju provesti da bi se ispunile svrhe plana.
4. Dodjela resursa
Četvrto, resursi potrebni za provedbu plana mogu biti ljudski, financijski, fizički i materijalni. Ti se resursi moraju dodijeliti u skladu s radnjama ili aktivnostima ugrađenim u planiranje.
Ti će resursi zasigurno trebati biti učinkovito organizirani u procesu planiranja. Isto tako, postupak kontrole mora se održavati tijekom izvršenja plana.
5. Izvršite plan
Peto, izvršenje uključuje provođenje akcijskog plana. Za to je potrebno delegirati ovlasti, na isti način dodijeliti zadatke i odgovornosti za postizanje ciljeva plana. Tijekom izvršenja plana po potrebi se mogu davati povratne informacije.
6. Kontrola
Napokon, kontrola je neophodna u procesu planiranja kako bi se ciljevi mogli postići. Iz tog razloga mora se pratiti kako se aktivnosti provode i kako se postižu ciljevi.
Načela planiranja
Najvažnija načela planiranja su:
1. Točnost
Iznad svega, prilikom provođenja postupka planiranja, to treba biti što jasnije i preciznije. Budući da plan mora voditi konkretnim radnjama koje treba provesti. Zato mora biti što je moguće konkretniji kako ne bi bio difuzan ili preopćenit. Na taj će način biti moguće postići da se ciljevi postignu efikasno i djelotvorno.
Isto tako, preciznost izbjegava improvizaciju ili neodređenost u izvođenju. Da bi plan funkcionirao, mora se temeljiti na stvarnim podacima i na preciznom i točnom obrazloženju.
2. Fleksibilnost
Organizacije se, naravno, uvijek mijenjaju, pa planiranje mora biti fleksibilno kako bi se lako prilagodilo promjenama. Stoga se mora moći prilagoditi promjenama koje se mogu dogoditi nakon izrade plana.
Uistinu, svaki plan mora imati labavost u nepredviđenim situacijama. Pronalaženje novih smjernica za rad koje omogućuju prilagodbu novim situacijama.
3. Jedinstvo
Važno je napomenuti da, iako je svakom odjelu organizacije dodijeljen određeni cilj ili cilj, cjelokupni je plan orijentiran na postizanje zajedničkog cilja. Odnosno, iako postoje posebni planovi za svaku jedinicu, svi moraju biti usklađeni s općim planom.
Svakako, svi moraju biti savršeno integrirani kako bi se postigla odgovarajuća koordinacija funkcija, resursa i aktivnosti. Samo na taj način moguće je postići ciljeve.
4. Izvodljivost
S druge strane, plan ne bi trebao biti toliko ambiciozan da ga je nemoguće postići. Ali ne toliko optimističan da se čini da je to vrlo lako postići. Preporučuje se da se plan može provesti, prilagođavajući se uvjetima i potrebama organizacije.
Naravno, planiranje mora biti realno, stoga mora biti pripremljeno u skladu sa stvarnošću, iskustvom i resursima koje tvrtka ima.
Značajke planiranja
Glavne karakteristike planiranja su:
- To je alat koji se koristi za donošenje važnih odluka u organizaciji.
- Proces planiranja nastoji optimizirati postizanje ciljeva.
- Nastoji ciljeve prilagoditi potrebama tvrtke i raspoloživim resursima.
- Definira konkretne akcije koje se provode u sadašnjem trenutku za postizanje budućih ciljeva.
- Planiranje je racionalan i smišljen proces.
Vrste planiranja
Među vrstama procesa planiranja nalazimo:
1. Strateški
U svakom slučaju, strateško planiranje je ono što definira smjernice djelovanja općeg plana organizacije. Provode ga viši menadžeri tvrtke. Uključuje cijelu tvrtku, uglavnom se utvrđuju i definiraju srednjoročni i dugoročni ciljevi.
2. Taktika
S druge strane, taktičko planiranje uključuje posebne planove za svaku jedinicu ili odjel i oni su podređeni strateškom planu. To su vrlo detaljni planovi, jer oni vode tijek djelovanja svakog odjela. Zbog toga se ono naziva i funkcionalnim planiranjem.
Obično uključuje detaljan plan za svako upravljačko područje tvrtke i uvijek je podređen općem planu tvrtke. Također su povezane s kratkoročnim odlukama.
3. Operativni
To su uglavnom kratkoročni planovi, usko povezani s taktičkim planiranjem. To su akcije i aktivnosti koje se moraju provoditi na najnižim razinama poslovne organizacije.
Na taj način, operativno planiranje određuje kako će se alocirati resursi za provedbu plana. To je kratkoročno planiranje za svako operativno područje. Utvrđuje korake koje treba slijediti i vrijeme u kojem se moraju ispuniti.
U zaključku se može reći da je proces planiranja ključan za postizanje visoke razine uspješnosti tvrtke. Pa, kroz planiranje se definiraju ciljevi koji se očekuju da se postignu. Osim toga, za to se mogu odabrati najprikladnija sredstva. Bez plana, ljudskim, financijskim i materijalnim resursima koje tvrtka posjeduje ne može se adekvatno upravljati.