Organizacija projekta je ona aktivnost koja omogućuje izvršavanje grupiranja ljudskih resursa tvrtke u najprikladnijim zadacima. Sve to, radi postizanja zajedničkog cilja.
Stoga se organizacija projekta sastoji od organiziranja ljudi, raspoređivanja u određene projekte prema njihovim kvalitetama.
Obično je taj zadatak voditelj projekta. Na isti način morate učinkovito i učinkovito upravljati potrebnim resursima. Na taj su način upravljanje i organizacija usko povezani.
Važnost organizacije projekta
Da bi se projekt učinkovito vodio, mora biti pravilno organiziran. To je, što se čini jednostavno, čest problem u tvrtkama. Ako ne znamo točno što želimo i kako ćemo koristiti resurse da to pribavimo, organizacija će propasti. Otuda i važnost dobre organizacije.
Iz gore navedenih razloga, obuka voditelja projekata mora uključivati ovaj aspekt. Bitno je naučiti kako ih organizirati kako biste ih kasnije mogli usmjeravati. Dobar organizacijski plan jedan je od načina ispravne raspodjele različitih resursa u svakom zadatku. U sljedećem ćemo odjeljku vidjeti od čega se sastoji.
Plan organizacije projekta
Plan upravljanja usredotočen je na sve aktivnosti koje tvrtka provodi, no organizacijski plan to čini, prije svega, na ljudskom faktoru. Jer glavno je svaku osobu smjestiti u najprikladniji zadatak. Stoga je poželjno slijediti sljedeće korake:
- Prije svega, moramo biti jasni oko toga koga imamo: Morate izvršiti popis ljudskih resursa s njihovim prednostima i nedostacima. Jer moramo znati u čemu je svaki dobar kako bismo ih rasporedili na najprikladnije mjesto.
- S druge strane, to morate učiniti i sa zadacima: Projekt se mora rastaviti na njegove najmanje dijelove. To zahtijeva odobrenje ostalog osoblja koje je uključeno. Jednom kad ih dobijemo, možemo stvoriti tablicu dvostrukog unosa s obje varijable.
- Treće, svakoj osobi mora biti dodijeljen njihov zadatak: Za to moramo znati tko je najprikladniji za svaku aktivnost. Ovdje morate uzeti u obzir svoje akademsko iskustvo, svoje profesionalno iskustvo i, naravno, svoje osobne motivacije na poslu. U ovom se trenutku može koristiti tehnika dodjele zadataka poput mađarske metode.
- Napokon, potrebno je utvrditi rokove završetka, dopuštenja za moguća kašnjenja i odgovarajući oblik kontrole.Dakle, nakon što se izvrši svaki zadatak, može se vidjeti jesu li postojala odstupanja od planiranog. Kao što ćemo vidjeti u nastavku, u ovom je koraku presudna organizacijska shema.
Organizacijska shema u organizaciji projekta
Što je organizacijska shema? Grafikon organizacije je graf koji vam omogućuje da promatrate strukturu tvrtke i znate tko je tko. Voditelj projekta mora duboko razumjeti postojeće zaposlenike, čija je svrha biti sposoban organizirati, kao i to pravilno raditi, zadatke i odgovorne za njihovo izvršavanje.
U tom smislu imamo vertikalne, hijerarhijske ili linearne organizacijske sheme, kada su ovlasti jasne, a donošenje odluka centralizirano. S druge strane, imamo vodoravne ili kružne, u tvrtkama sa zamagljenijim autoritetom. Također, imamo i druge vrste poput analitičke, koja nam omogućuje poznavanje procesa ili matrice, koja je korisna za strukturiranje organizacije prema procesima ili projektima.
Primjer organizacije projekta
Zamislimo da želimo provesti projekt. Projekt se temelji na stvaranju i pokretanju tvrtke. Na primjer, konzultantska tvrtka u računalnom inženjerstvu.
Prije svega, redatelj se sastaje s partnerima za promicanje projekta.
- S jedne strane, oni zajedno pripremaju ciljeve koje treba postići i potrebne zadatke. Sve bi to trebalo biti u pisanom obliku i što detaljnije. Zanimljiva je tehnika takozvana "moždana oluja" koja se sastoji od izgovaranja svih ideja koje vam padnu na pamet, a zatim filtriranja.
- Nakon ovoga, morate znati koga imamo, osim tima promotora. Prvo, zadaci koje će obavljati i drugo, zaposlenici koje ćemo zaposliti. Također morate znati vrstu ugovora koje ćemo predložiti i naknadu koja će se dobiti.
- U sljedećem koraku vrijeme je za raspodjelu zadataka i ona gore spomenuta mađarska metoda može vam pomoći. Računalne usluge zahtijevaju proces, od dizajna do programiranja i konačnog rezultata. Stoga su koristan alat PERT dijagrami koji omogućuju pronalaženje kritičnih putova svakog postupka.
- Na kraju, morate razviti plan organizacije projekta. To se sastoji od pismenog pisanja svega navedenog. Uz to, uspostavit ćemo način kontrole putem povratnih informacija i kako ćemo ispraviti odstupanja. Sve to, ne zaboravljajući prikladan plan za nepredviđene događaje.