Knjigovodstvene knjige su oni dokumenti u kojima se odražavaju i odražavaju svi ekonomski, financijski i računovodstveni podaci poduzeća. Odnosno, svi potrebni podaci pojavljuju se u knjigovodstvenim knjigama kako bi se moglo razumjeti ekonomsko-financijsko funkcioniranje poduzeća.
Te se knjige povremeno ažuriraju poklapajući se s obračunskom godinom. Kada započne nova fiskalna godina, stvaraju se i nove knjige. Primjerice, tijekom 2016. tvrtka je podatke bilježila u knjige te godine. Početkom 2017. godine knjige iz 2016. godine smatraju se dovršenima i stvaraju se nove, što će biti knjige godine 2017. U nekim se zemljama fiskalna godina ne poklapa s kalendarskom godinom
Tradicionalno su se u knjigovodstvenim knjigama informacije odražavale na papiru. Međutim, porastom novih tehnologija već je počeo prihvaćati knjigovodstvene knjige u digitalnom ili računalnom formatu.
Knjigovodstvene knjige mogu biti obvezne ili dobrovoljne.
T računObvezne knjigovodstvene knjige
Postoji niz knjigovodstvenih knjiga koje su obvezne jer ih zakonodavac uspostavlja. Iako se jedno ili drugo može uspostaviti u svakoj zemlji, najčešće su sljedeće:
- Knjiga dnevnika: Sve operacije koje provodi tvrtka su knjižene. Vizualno je konfiguriran kao niz knjigovodstvenih knjiženja, poredanih kronološki.
- Knjiga inventara: Uključuje takozvanu ravnotežu iznosa i bilansa probnih bilansa. Drugim riječima, svi računi sa stanjem tvrtke (imovina, obveze, neto vrijednost, trošak i prihod) povremeno se ažuriraju. Posljednja bilanca svota i salda mora se podudarati s bilancom izrađenom za godišnje račune. Uz to, knjiga inventara mora sadržavati početno stanje i takozvani inventar inventara, odnosno fizičke jedinice koje čine inventar tvrtke i njihovu procjenu (koristeći bilo koju od prihvaćenih metoda vrednovanja).
- Godišnji računi: To su izvješća koja odražavaju ekonomsko-financijske podatke tvrtke. Postoji 5 dokumenata: Bilans stanja, račun dobiti i gubitka, izvještaj o promjenama na kapitalu, izvještaj o novčanim tokovima i memorija. Godišnji računi sastavljaju se jednom godišnje, odnosno periodički se ne mijenjaju, kao prethodni.
Obvezne knjigovodstvene knjige moraju se pohraniti i ozakoniti u trgovačkom registru. Uz to, prethodno ih je morala odobriti Glavna skupština dioničara.
Provjera ravnotežeKnjige dobrovoljnog knjigovodstva
Postoji još jedan niz knjigovodstvenih knjiga na kojima zakonodavac ne utvrđuje svoju obveznu prirodu. Međutim, za interno poslovanje poduzeća ove su knjigovodstvene knjige vrlo korisne i mogu poboljšati učinkovitost tvrtke. Na dobrovoljnim knjigovodstvenim knjigama ne postoji obveza odobrenja od strane partnera, niti obveza polaganja i legalizacije u trgovačkom registru. Najčešće su sljedeće:
- Knjiga: Predstavlja sažetak svih računa glavne knjige. Vizualno je konfiguriran u obliku slova T, bilježeći sva kretanja koja utječu na terećenje i kredit odgovarajućeg računa. Daje nam vrlo praktičnu vizualnu sliku stanja na računu u bilo koje doba godine. Saldo je razlika između zaduženja i kredita, a predstavlja saldo duga kada je terećenje veće od kredita i stanje kredita, kada je kredit veći od terećenja. Knjigu bi činili svi T-ovi računovodstvenih računa (poput onoga koji možemo vidjeti u nastavku).
- Ostale pomoćne knjige: Među ostalim dobrovoljnim knjigama možemo pronaći bankovnu knjigu (koja odražava kretanje banke), blagajnu (koja odražava kretanje unovčiti ili gotovina - plaćanja i naplate), knjiga dospijeća (gdje se odražavaju i kronološki poredavaju dospijeća računa za plaćanje i prikupljanje) itd.